Gestión del tiempo: cómo organizar tu trabajo para ser más eficaz

Viernes, 09 Junio 2017

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Pasar más horas en la empresa no significa ser más productiva. Por ello, la gestión del tiempo en el trabajo es fundamental. A pesar de tu apretada agenda, las actividades o herramientas relacionadas ofrecen muchísimos beneficios para incrementar tu eficacia y productividad, además de la consecuente mejora en la calidad de vida.

Se trata de que dediques a cada tarea el tiempo que se merece. En poco tiempo te darás cuenta que la gestión del tiempo en la empresa lo es todo.

¿Falta de tiempo o falta de gestión del tiempo en el trabajo?

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¿Sabías que España tiene una productividad de 68,5 puntos por hora trabajada a pesar de ser uno de los países que más horas pasa en la oficina? Alemania por su parte tiene 87,1 puntos de productividad y, de media, en la Eurozona es de 75,9 puntos, atendiendo a los datos del Informe 2012 BBVA –Ivie sobre Crecimiento y competitividad–. En España se trabaja una media de 1780 horas al año y, sin embargo, en países como Alemania, donde las horas de trabajo son menos, nos superan en productividad. Algo pasa con el rendimiento de los empleados en España.

En nuestro país todavía algunos responsables consideran que echar horas de más está bien, a pesar de que tal vez ese empleado no esté siendo todo lo eficaz, productivo y rentable que debería ser, puesto que se basa más en "calentar la silla" que en producir. Al contrario que sucede en países como Noruega, Dinamarca o Alemania, que en cuyo caso, hacer horas extras está mal visto, dado que concluyen que la persona no ha sido capaz de abordar sus funciones en los tiempos establecidos.

¿Qué consecuencias tienen las jornadas más largas en los trabajadores?

A nivel personal afecta en distintos niveles como:

  • Aumento del estrés, ansiedad y fatiga.
  • El entorno laboral se vuelve inestable.
  • Toma de decisiones precipitadas.
  • Acumulación de asuntos pendientes.
  • Aumenta la frecuencia de conflictos e incidentes.

A nivel de entorno y de equipo, afecta en una desorganización en el trabajo, aumenta el nerviosismo y se contagia el mal ambiente. Además, no escuchamos a los compañeros, la información y la comunicación no fluyen y se modifican con frecuencia directrices de trabajo por no estar debidamente pensadas y definidas.

¿Cómo afecta a nuestra eficacia una mala gestión del tiempo? Interrumpir de forma constante nuestras tareas hace que se alarguen más de la cuenta, ya que las tenemos que retomar varias veces. Por otro lado, al programar tareas largas se complica su ejecución y no por dedicar más tiempo a una tarea sale el trabajo mejor.

Plan para la gestión del tiempo en el trabajo

En primer lugar, debes ser capaz de clasificar las tareas en urgentes e importantes. Las tareas urgentes son aquellas que se deben ejecutar de inmediato y no significa un sobreesfuerzo para ti. Las tareas importantes son aquellas que guardan relación con nuestros objetivos, resultados y eficacia en el largo plazo.

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Para gestionar correctamente nuestras tareas dentro del tiempo que tenemos para ejecutarlas debemos ser muy conscientes de quiénes son los "ladrones" de nuestro tiempo, como ya vimos anteriormente en Womenalia (llamadas, visitas, emails, interrupciones, etc.) en la empresa. Para ello, debes ser capaz de identificarlos y poner soluciones para que no te afecten en tus tareas.

Otra de las claves para mejorar la gestión del tiempo en el trabajo es ser capaces de delegar tareas. Esto no significa que dejemos de ser responsables de ellas, pero sí debemos confiar en que la persona que las vaya a ejecutar está comprometida a ello. Aumentar y ejercitar la delegación de tareas en fundamental para que se consiga un flujo de trabajo eficaz y perfeccionar los mandos.

Un buen uso de nuestra agenda es esencial, ya que nos permitirá tener de forma clara y concisa un listado de nuestras tareas. A cada una deberemos asignarle un tiempo de ejecución donde prioricemos y analicemos la posibilidad de delegar. No debemos olvidar anotar los tiempos de reserva.

Prepara diferentes planes para abordar los proyectos que deben cumplimentarse en un mes, en una semana y a diario. La planificación mensual no debe llevar más de 5-10 minutos. En ella especificaremos las tareas prefijadas y elegiremos los temas importantes. Para la planificación semanal, escoge 20-30 minutos donde se repase el trabajo y donde se planifiquen las funciones de esa semana.

Para la agenda diaria, no invertiremos más de 5-10 minutos. Repasaremos nuestras citas del día en la empresa y realizaremos una lista realista de las tareas, dando prioridad a aquellas que lo precisen.

¿Cómo mejorar la gestión del tiempo en el trabajo? Tips para planificar nuestras tareas

  • Tener un sistema de planificación como una agenda o calendario.
  • Hacer una lista y clasificarlas según importancia y urgencia dedicando tiempo a calcular las horas que nos llevará cada una de ellas.
  • Reserva un tiempo para imprevistos.
  • Planifica bien las reuniones y citas.

El mal uso que hacemos del correo electrónico

1605-gestion-tiempo-dos¿Sabías que hay personas que son capaces de consultar su correo electrónico entre 40 y 60 veces en una hora? ¿Y sabías que el 33% de las personas confiesan estar estresados por el alto volumen de correos que reciben a lo largo de su jornada en la empresa? El 28% de las personas lo consideran una medida de presión. El 50% de los trabajadores lo revisa a cada hora y un 35% cada cuarto de hora. Y tú ¿cada cuánto revisas tu bandeja de entrada?

Los expertos recomiendan leer nuestros correos electrónicos cada dos-tres horas. En caso de que recibas emails de personas importantes, puedes ponerles un color especial o que vayan a una carpeta aparte, para darles prioridad. Da prioridad a los correos en función de su asunto y, si no, por antigüedad.

No pierdas el tiempo en discutir por correo electrónico ni escribas uno cuando estás enfadado: será improductivo. Tampoco envíes lo urgente por correo; a veces una llamada puede ser más rápida y eficaz.

¿Qué habrás conseguido organizando tu correo? Reducir en un 32% el tiempo que dedicamos a los emails, en un 33% el que dedicamos a la búsqueda de información y en un 61% las interrupciones en la empresa.

¿Cuales son las herramientas de gestión del tiempo? Las apps que necesitas

  • Para comunicarte y compartir información: Google Drive, Teamviewer, Feedly.
  • Agenda y organizador de tareas: Evernote, Doodle, Google Calendar.
  • Tratamiento de datos: Dropbox, Skydrive, google Drive.

Y tú, ¿eres de las que sabe cómo mejorar la gestión del tiempo en el trabajo? ¿Cuáles son los trucos que te funcionan? ¡Compártelos con nosotras!

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6 Comentarios
  • Adela Guillen
    Muchas gracias Desireé, quiero añadir que cada vez hay mas gente que trabajamos desde casa y la tenemos que complementar con las visitas fuera de la misma, es decir, poco contacto con compañeros, etc... y cada vez hay mas empresas que contratan con esas condiciones, aunque desgraciadamente pocas, pero es un nuevo modelo de trabajo diferente al que estamos acostumbrados y la gestión del tiempo es SUPER IMPORTANTE. Muchas gracias
    Lunes, Ene 16 2017 11:23:53pm
  • Laura Ubalde
    Muchas gracias! muy interesante! Yo añadiria, trabajar en la gestión personal: la concentración, gestión emocional y decir NO.
    Lunes, Ene 16 2017 11:44:49am
  • Ver?nica
    Me ha encantado, necesitaba algo así de claro, muchas gracias
    Sábado, May 28 2016 11:31:16pm
  • Desireé García -> Ver?nica
    Muchas gracias Veronica! Nos alegramos que te sea útil! Saludos!
    Viernes, Sep 2 2016 11:04:00am
  • Patricia Bonilla Braddock
    Muy útil, gracias!! el próximo enfocado a freelancers please ; )
    Lunes, May 2 2016 7:38:20pm
  • Desireé García -> Patricia Bonilla Braddock
    Hola Patricia! muchas gracias! por supuesto, tomamos nota ;)
    Martes, May 3 2016 10:13:10am
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