Cómo sacar el máximo provecho a las reuniones de trabajo

Miércoles, 08 Enero 2014

Cómo sacer el máximo provecho a las reuniones de trabajoLas reuniones de trabajo son herramientas fundamentales para solucionar problemas, establecer objetivos, generar ideas nuevas y motivar y mejorar las relaciones entre los miembros del equipo de trabajo, pero hay que tener mucho cuidado con cómo se llevan a cabo puesto que una gestión ineficiente de las mismas podría ocasionar pérdidas para la empresa.

No existe la fórmula secreta que nos ayude a organizar una reunión de trabajo con éxito, pero sí hay ciertas claves a tener en cuenta para sacar el máximo provecho y conseguir los objetivos marcados. ¿Quieres conocerlas?

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El objetivo de las reuniones de trabajo es ser prácticas y eficaces para establecer unas pautas de funcionamiento que acaben generando un beneficio a la empresa. Las reuniones se utilizan para planificar, diseñar estrategias, evaluar objetivos o fomentar la participación de los empleados, pero algunas veces resultan poco efectivas. Belén Claver, miembro del Consejo de Expertos de Womenalia, nos ofrece una serie de consejos que debemos priorizar:

  • Las reuniones deben ser claras y con un objetivo.
  • Los asistentes deben saber qué tipo de documentación llevar o leer.
  • La puntualidad debe ser marca fundamental.
  • El moderador debe gestionar y controlar los tiempos de debate y propuestas, no se debe dejar al libre albedrío.
  • Las faltas de respeto y comportamiento no se deben tolerar.

"En definitiva no se puede convocar una reunión sin saber el objetivo principal, puntos a debatir, tiempos de reunión, planes de acción y evaluación de la consecución de los mismos", aclara Belén Claver.

¿Cómo sacar el máximo provecho a las reuniones de trabajo?

  • Tiempo: Los expertos aconsejan que la duración de las reuniones de trabajo no supere los 40 minutos. Por muy interesante que sea el tema, a partir de ese momento, la capacidad de atención disminuye.
  • Objetivos de la reunión: Qué puntos vamos a tocar para asignarles un tiempo en función de la importancia de cada uno. Lo recomendable es realizar previamente una lista con el temario para que no se escape ningún punto.
  • Envía la información previa de un modo abreviado: Es aconsejable mandar información de manera abreviada para que, si los participantes tiene que prepararse algo, lo puedan leer con tranquilidad y detenimiento.
  • Asumir los roles: Cada persona tiene un rol y una función en la reunión que hay que asumirlos y respetarlos, especialmente el del moderador. El líder debe decir por qué se hace la reunión y qué necesita y escuchar la opinión de los participantes.
  • Un acta de la reunión en la que conste todo lo que se ha tratado para poder hacer un seguimiento.
  • Plan de acción: Al finalizar la reunión cada asistente ha de saber con claridad qué ha de hacer y cuándo y por ello, quien ha tomado acta debería leer las decisiones a adoptar y verificar que las personas se comprometen y después enviarlo por escrito.

10 cosas que conviene evitar en una reunión de trabajo:

  1. Olvidar el nombre de tu interlocutor.
  2. Ser impuntual.
  3. Que la reunión discurra hacia derroteros que nada tienen que ver con los propios del análisis conjunto de la situación.
  4. Olvidarse de apagar el móvil.
  5. Gestionar mal el tiempo de duración de la reunión.
  6. Convocar la reunión en horas no productivas.
  7. Abusar del número y la extensión de tus intervenciones como persona moderadora.
  8. Atender llamadas externas.
  9. Interrumpir a tu interlocutor. Mejor dejarle terminar.
  10. No llevar ningún soporte impreso.

Una vez finalizada la reunión es recomendable plantearse algunas cuestiones para poder evaluarla y establecer acciones de mejora: ¿Cómo transcurrió? ¿Se ajustó al tiempo preestablecido? ¿Qué incidencias han surgido? ¿Se ha establecido una asignación de tareas? ¿Ha habido una participación equilibrada? o ¿Han sido expuestas las ideas con claridad? son algunas de las preguntas que debemos plantearnos.

Y recuerda que una de las causas por las que las reuniones no suelen ser efectivas es la pérdida de tiempo. Una adecuada gestión del tiempo mediante la organización y priorización a la hora de planificarla será la clave.


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Artículo redactado por Cristina Tarodo

cristina tarodoCristina Tarodo es Licenciada en Periodismo por la Universidad Complutense de Madrid y Máster Universitario en Comunicación Política y Empresarial por la Universidad Camilo José Cela. Ha trabajado como redactora en diversos medios de comunicación como televisión y prensa. Actualmente es redactora en el departamento de contenidos de Womenalia.com. ctarodo@womenalia.com

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