¿Cómo distribuyo mi oficina para fomentar la innovación?

Martes, 03 Febrero 2015

1312-not-espacios-trabajoCuando pensamos en nuestra oficina ideal a muchos se nos vienen a la cabeza las instalaciones de Google, con sus espacios comunes y zonas de recreo para que el empleado deje volar su imaginación y se fomente así la productividad y la innovación. Y es que un espacio de trabajo bien distribuido y diseñado de forma racional con el fin de cumplir con las necesidades de cada organización, puede ser también una herramienta clave para mejorar el funcionamiento interno y gestión de equipos de la misma.

De hecho, los expertos consideran que los espacios de trabajo colaborativos son el paso inicial para la innovación. Según un estudio realizado por la compañía Steelcase y la empresa CoreNet Global, el 55% de las compañías coinciden en señalar que lo idóneo para desarrollar proyectos de I+D+ i es juntar equipos formados por personas de diferentes disciplinas; sin embargo, el 65% de las empresas no dispone de este tipo de espacios.

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Según las conclusiones del estudio realizado a través de una encuesta a más de 200 agentes inmobiliarios, así como arquitectos, diseñadores y empresas de todo el mundo, un espacio de trabajo adecuado puede ayudar a las personas a colaborar, compartir conocimiento, aprender juntos, construir una red social de interacciones de confianza que son tan esenciales para los retos actuales.

¿Cuáles son las claves para crear espacios de trabajo que estimulen la innovación y la productividad del equipo? A continuación enumeramos los principales factores a tener en cuenta:

 *La vida en la sede central de Google, Goofleplex. 

¿Cuáles son las claves para crear espacios de trabajo que estimulen la innovación y la productividad del equipo? A continuación enumeramos los principales factores a tener en cuenta:

1. Flexibilizar el espacio: Debemos crear un habitat con elementos fijos y móviles, por ejemplo, paredes semi-permanentes con paneles móviles o mobiliario configurable. De esta manera, conseguiremos adaptar las estancias para el uso de grupos pequeños y grandes. Además, tendremos la privacidad necesaria para realizar audio y videoconferencias.

2. Diseñar un lugar inspirador: Una buena recomendación es contar con un ambiente con abundante luz natural y buenas vistas e incluir elementos naturales en la decoración. También podemos utilizar el color en función de la necesidad de estimular o relajar, así como incluir objetos que soporten la cultura de la empresa y la individual. En el caso de Womenalia, por ejemplo, nuestra oficina está teñida de elementos rosas, nuestro color corporativo (archivadores, papeleras, mesas, cojines...)

3. Fomentar un ambiente colaborativo: Es importante que posicionemos los 1312-not-espaciosOficinas de Womenaliaespacios de trabajo individual alrededor de los de grupo para maximizar la visibilidad. Además, es fundamental crear áreas de grupo para reuniones de brainstorming y puntos de información informal y facilitar la colaboración a través del ordenador para involucrar a los equipos virtuales que se encuentran en otras localizaciones. Las pizarras y superficies donde se pueda pegar o proyectar son también muy útiles para mostrar la información de forma visible para todo el equipo.

4. Hacer del espacio una herramienta más: Cada elemento de nuestro mobiliario puede tener una utilidad más allá de la meramente estructural. Las paredes nos pueden servir para mostrar información y los elementos de almacenaje pueden definir espacios. Por ejemplo, una estantería puede separar dos habitaciones.

5. Reflejar nuestra cultura de marca. Es importante conseguir sentirnos identificados con nuestra filosofía empresarial a través del espacio donde trabajamos, reconociendo que lo que funciona para una organización no tiene por qué funcionar para otra. Por eso, es recomendable crear zonas donde se puedan mostrar los productos y los logros colectivos para fomentar el orgullo de marca y la capacidad de asumir riesgos; y permitir la personalización dentro de los equipos para que se identifiquen y se sientan parte de ellos.

6. Crear un espacio social. Es importante sentirnos cómodos en nuestro lugar de trabajo, y por eso, no está demás colocar las zonas de colaboración casual cerca de las áreas de trabajo para que sea fácil tomar algún descanso e intercambiar impresiones con los compañeros. Asimismo, es buena idea facilitar espacios para relajarse y poder charlar, como mesas para el café, sillones, etc; y crear espacios de bienvenida para los visitantes con vistas al espacio y al proceso de trabajo.

El 55% de las empresas aseguran que para fomentar la innovación es idóneo juntar equipos de diferentes disciplinas

El estudio ha identificado, además, diferentes modelos de innovación en las empresas y los espacios de trabajo más adecuados para que se lleve a cabo esta innovación con éxito. Estos van desde los modelos más centralizados hasta los más disgregados. En los primeros, la cultura de innovar y el concepto de desarrollo están en gran medida dentro de la organización, que cuenta con espacios amplios y abiertos para el diálogo; y en los segundos, el trabajo de un mismo equipo no tiene por qué desarrollarse en el mismo espacio físico. Estos últimos se desarrollan, por ejemplo, cuando se contratan servicios de outsourcing o consultoría. En estos casos, es fundamental contar con herramientas informáticas que nos faciliten el diálogo como las videoconferencias, así como con espacios de trabajo donde reunirse en ocasiones puntuales.

Otro modelo muy interesante es aquel el que dos empresas colaboran para el desarrollo de un producto o servicio. Así lo hicieron Apple y Nike cuando colaboraron para crear la zapatilla Moire. En este modelo, cada partner tiene su propio espacio, y lo comparten física o virtualmente en reuniones estratégicas. Después, cada equipo vuelve a su área habitual de trabajo y sigue investigando hasta la próxima reunión.

Por último, destacan los modelos más colaborativos, donde diferentes instituciones, empresas o miembros aislados se unen para contribuir con sus ideas a la hora de llevar a cabo un proyecto. La ventaja principal es la cantidad de perspectivas que se obtienen, que son independientes a la organización. La página web de Lego, Lego's Design by Me, sigue este modelo, y es de donde obtiene algunas de sus mejores ideas. Los espacios de coworking son una alternativa perfecta para albergar este tipo de iniciativas.

Al fin y al cabo, el espacio donde trabajamos es reflejo de nuestra propia idiosincrasia como compañía... Es, nada más y nada menos, una forma más de definir nuestra identidad.


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