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Diseño y elaboración del plan financiero (II): Cómo identificar gastos comunes

Viernes, 03 Julio 2020

gastos

En el primer artículo, aprendimos los primeros pasos para elaborar un plan financiero. En este, vamos a realizar un detalle e identificación de los gastos más comunes y de las ventas de tu presupuesto ágil para facilitar su elaboración.

Comenzaremos por los gastos distinguiendo varios tipos:

  • Compras de inmovilizado: (aplicaciones informáticas, ordenadores, maquinaria, vehículos., muebles, inmuebles, herramientas...) Tienes que saber la cantidad (si necesitas uno o dos ordenadores, por ejemplo, si vas a necesitar una impresora...) así como el coste de cada uno de ellos para realizar de manera adecuada tu presupuesto ágil. Las compras de inmovilizado se caracterizan porque se realizan generalmente en mayor número al principio y luego ya más esporádicamente. Además los elementos que se compran permanecen en la empresa durante varios años.
  • Compra inicial de mercaderías o materias primas: Al realizar tu presupuesto ágil distinguirás, por ejemplo, si tu negocio es de venta de mercaderías (como una perfumería) o de transformación de materias primas (un taller de confección). En estos casos necesitarás realizar una compra inicial de mercaderías o de las materias primas (tejidos, hilos, botones...) para poder comenzar. Si eres una empresa de servicios no tendremos este gasto.
  • Gastos fijos: Incluirás en tu presupuesto ágil aquellos gastos que vas a tener todos los meses con independencia de tus ventas. Son gastos como los que se detallan a continuación. Es importante que los veas uno a uno y determines si tu empresa va a tener o no necesidad de ellos para que no se te olvide ninguno.
    • Alquiler de local u oficina o la cesión de uso del espacio
    • Otros alquileres (coches, ordenadores, mobiliario...)
    • Alquileres de software (Los famosos SAAS, Software as a Service) que solemos pagar por uso y mes
    • Reparaciones y conservación del inmovilizado
    • Gastos de limpieza
    • Cuota del servicio de alarma
    • Gestorías y asesorías: contable, fiscal y laboral. La necesidad de la asesoría laboral dependerá de que tengas o no personal laboral.
    • Asesoría del sistema de prevención de riesgos laborales (imprescindible si tienes personal laboral contratado)
    • Asesorías sistemas de calidad: para la obtención y mantenimiento de los certificados
    • Notarías y registro: imprescindible si decides constituir una sociedad
    • Servicios de transportes
    • Seguros: imprescindibles en cualquier actividad.
    • Servicios bancarios: comisiones y demás
    • Publicidad, viajes, comidas...
    • Gastos de luz, teléfono, internet y agua
    • Gastos de oficina
    • Cuotas de asociaciones
    • Varios: siempre surge algún apartado más con el que no habíamos contado
    • Costes sociales: nómina o sueldo de autónomo* si fuera el caso, seguridad social de autónomo*, salario del personal contratado laboralmente, seguridad social del personal contratado laboralmente
    • Amortizaciones contables
    • Intereses y gastos financieros (solo si has solicitado o piensas solicitar algún tipo de financiación).
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*Según la forma jurídica de la empresa se considerarán o no gastos de la misma. Por ejemplo, si tienes forma de persona física, la seguridad social de autónomo es un gasto pero no así el sueldo. Si tienes forma de persona jurídica (eres una sociedad), es al contrario.

  • Costes variables o de aprovisionamiento: En tu presupuesto ágil son aquellos gastos que se incrementan cuando se incrementa una unidad de venta. Has de tener presente que no todas las empresas van a tener costes variables y que los costes variables tienen varias peculiaridades:
    • Pueden ser tanto materias primas o mercaderías como también trabajos realizados por otras empresas.
    • Generalmente suelen representarse como un porcentaje de las ventas. Por ejemplo, si para realizar una venta de 1.000 euros, consumes 600 euros de trabajo realizado por otras empresas, los costes variables de esta venta ascenderían al 60%  600 euros / 1.000 euros= 60%.
    • Esto supone que su cálculo se realiza con posterioridad a la consignación de las ventas.
    • Puede ser que diferentes tipos de productos o servicios de venta tengan un porcentaje de gastos variables diferente.
    • Para estos gastos es importante saber el coste unitario y determinar las cantidades previstas por mes como se muestra en la siguiente tabla.

 

consumo-mercadería

  • En cuanto a las ventas de tu presupuesto ágil, comentar, que, al igual que los gastos variables, es interesante que tengas también el dato del coste unitario y las unidades previstas de venta por mes, tal y como se refleja en esta tabla.

ventas

Hemos incrementado la tarea de recopilación de datos para tu presupuesto ágil. En el próximo artículo veremos cómo calcular las inversiones y las amortizaciones. Seguimos avanzando.

cristina-alonso
 
 
Por Cristina Alonso, Founder and Managing Director
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