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6 claves para evitar gastos innecesarios en tu negocio

Lunes, 22 Abril 2019

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A veces no somos conscientes de la cantidad de dinero que podríamos ahorrar si hiciéramos algunos ajustes en nuestro negocio. La mayoría de estos gastos se producen cuando no sacamos el mayor provecho de la tecnología para automatizar muchos procesos.

Recuerda que el tiempo es uno de los activos más importantes de una empresa y perderlo representa también un gasto innecesario.

¿Qué es un gasto innecesario para tu negocio?

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Es normal que en el día a día de tu empresa tengas que realizar muchos pagos, pero algunos de éstos son producto de la mala gestión o control de las compras que realizas. Un gasto innecesario es aquél que no aporta nada a la empresa y del cual pudieras prescindir.

El primer paso siempre será tener una mentalidad de ahorro y enfocarte en los aspectos realmente importantes de tu negocio. Queremos compartir las claves que debes tener en cuenta para generar grandes cambios positivos en las finanzas de tu empresa.

1. Aprovecha las nuevas tecnologías

Anteriormente era necesario desplazarse y hacer viajes de negocio para establecer simples reuniones o convenios entre tú y tus proveedores. Sin embargo, la mayoría de las veces este tipo de viajes supone más dinero y tiempo de lo requerido. Ahora existen muchos canales de comunicación empresariales para establecer contacto con otras corporaciones.

Además de realizar video llamadas puedes incluso exponer conferencias, pautar acuerdos y almacenar la información más importante, todo a través de herramientas digitales. De ese modo, comunicarse eficazmente es algo mucho más accesible y al alcance de todo tipo de negocio.

2. Apunta a la sostenibilidad de tu negocio

La palabra "papeleo" ya no debería existir en una empresa actual. La mayoría de procesos contables, financieros y administrativos pueden realizarse de forma digital. Un ejemplo de esto es el manejo de los datos e información de tus clientes que ahora puede hacerse a través de una herramienta de gestión de relaciones con el cliente, más conocida como un software CRM.
Además de esto, puedes incluso integrarlas con otras aplicaciones que utilices para gestionar tu empresa y así controlarlo todo de forma digital y segura, sin depender de archivos físicos que puedan desgastarse o extraviarse. Al cierre del ejercicio notarás la gran cantidad de dinero que has ahorrado en papel y material de oficina.

3. Revisa los paquetes de Software que utilizas

Debes hacer una revisión detallada de las herramientas digitales que utilizas. A veces pagamos por costosas licencias anuales de paquetes de software de los cuales no usamos ni la mitad de todas las herramientas que incluye. Revisa a qué tipo de servicios estás suscritos y qué herramientas has contratado para determinar si te sigue interesando trabajar con ellos. Adquiere únicamente las herramientas que vayas a utilizar asegurándote de no pagar de más por funciones que tu negocio no utiliza.

4. ¿Son tus proveedores realmente tus aliados?

Tener proveedores fiables es una ventaja con la cual no cuentan muchas empresas. Sin embargo, debes evaluar si realmente los acuerdos pactados siguen siendo rentables para ti. Tu emprendimiento evoluciona y es normal que se reestructure la manera de hacer negocios.

No descartes la posibilidad de cambiar de proveedores de productos y servicios para llegar a acuerdos comerciales más ventajosos. Como recomendación te sugerimos que intentes negociar con tus proveedores actuales o buscar otros que se adapten a tus estándares de calidad a un precio más bajo o a cambio de mejores condiciones.

5. Evalúa las características de tu entorno

Cuando emprendemos un nuevo negocio, al cabo de unos meses es importante evaluar las condiciones del entorno en el que se desenvuelve. Puede que la oficina desde donde trabajas parecía ser una excelente opción cuando iniciaste, pero ha terminado siendo demasiado grande para lo que tu empresa realmente necesita, o está ubicada en una localidad más costosa.
De esta forma considera si el espacio en donde desarrollas tu actividad es más caro de lo que puedes pagar. Compara el precio del alquiler y los servicios con otros establecimientos para determinar si puedes trasladarte a un espacio más económico que te permita ahorrar.

6. Analiza tus gastos

El proceso de análisis de tendencia de tus gastos puede ser confuso para muchos emprendedores, es por ello que te recomendamos dividirlo en varias etapas tales como:

  • Revisión: analiza de forma exhaustiva tus egresos para poner atención sobre aquellos que presenten variaciones importantes. En este punto del proceso es común suprimir departamentos que no aportan nada a la empresa.
  • Justificación: solicita a cada departamento de tu empresa una rendición de cuentas sobre cada gasto realizado y por efectuar. Con base en esto considera las tres preguntas de oro en la optimización de gastos:

- ¿Es necesario este gasto?
- ¿Se puede reducir?
- ¿Es posible posponerlo?

  • Presupuesto: establece presupuestos de gastos mes a mes, evaluando cualquier anomalía. Contar con una planificación de gastos te obligará a permanecer dentro de un margen y tu deber será evitar o posponer en mayor medida cualquier gasto innecesario que esté fuera del presupuesto.

    Es muy importante establecer este programa de investigación y determinar el presupuesto que destinas a cada área de tu negocio. De este modo podrás saber si obtienes los resultados esperados.

  • Seguimiento: es importante monitorear los gastos para controlarlos, de forma semanal o mensual. De esta forma es mucho más fácil identificar a tiempo cualquier desviación y aplicar las medidas correctivas necesarias.
  • Incentivos: evitar gastos innecesarios es tarea de todos dentro de la empresa. Mantener a tu equipo de trabajo motivado y consciente de la necesidad de realizarlo es una tarea vital. Puedes incluso animarlos a aportar iniciativas de ahorro y optimización de recursos, y premiarlos por sus ideas.

No tengas miedo de reducir gastos innecesarios, ya que es parte de la labor de todo buen emprendedor si quieres mantener una buena estrategia de optimización. Sabemos que existen gastos que evidentemente no pueden evitarse.

Sin embargo, la clave está en monitorear aquellos rubros cuyos gastos sean variables y flexibles. De este modo puedes controlarlos sin que afecten el funcionamiento normal de tu negocio, abriendo paso a la innovación y a la eficiencia.

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Por Sofía Fernández, escritora y en búsqueda continua de nuevas tendencias y herramientas para facilitar el crecimiento de las empresas.
 

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