Cómo organizar reuniones virtuales efectivas

Lunes, 15 Junio 2020

foto videollamadaLas reuniones online se han convertido en una herramienta habitual en el día a día de muchos trabajos, aprender a organizarlas y gestionarlas bien te permitirá ahorrar tiempo y recursos, así como tener una comunicación más eficiente con tu equipo, clientes y proveedores.

A continuación, te damos varios pasos para que le saques el máximo provecho a estas reuniones virtuales.

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Antes de la reunión:

1. Define el objetivo de la reunión y los principales puntos a tratar. Es preferible que intentes abordar un solo asunto o tema en cada encuentro, las reuniones online requieren de mucha concentración y pasar de un tema a otro puede terminar por agotarte a ti y a los participantes.

2. Haz una lista de las personas que son imprescindibles en el encuentro. Menos es más y convocar a un número elevado de personas además de alargar la reunión puede dificultar la comunicación.

3. Si el tema a tratar se puede comunicar y resolver con un email, envía un email. Es más rápido y te evitará la tarea de cuadrar las agendas de todos los participantes.

4. Elige la App o plataforma a través de la cual se mantendrá el encuentro. Nuestras preferidas son Zoom, Hangouts de Google, Skype Business, WebEx, GoToMeeting y Adobe Connect Pro. Si es una reunión breve con solo otra persona, puedes echar un ojo a las Apps de este artículo.

5. Una vez que tienes claro el objetivo, los puntos a tratar, la lista de invitados, la fecha, la hora y la plataforma que utilizarás, puedes empezar a redactar el email de invitación para la reunión. En el email tienen que aparecer el objetivo de la reunión y los puntos a tratar. Asegúrate que la fecha y la hora están claras, sobre todo si la reunión van a participar personas que se encuentran en diferentes franjas horarias.

6. Fija una hora de entrada y una hora de salida, te servirá para aprovechar mejor el tiempo y los participantes de lo agradecerán a la hora de organizar sus agendas. Intenta que la reunión no exceda los 40 minutos, a partir de este tiempo tendemos a perder la concentración.

7. Incluye en el email indicaciones sobre el uso de la App o la plataforma donde tendrá lugar la reunión (por ejemplo si es necesario descargársela o si los asistentes pueden asistir a la sala de reunión siguiendo un enlace).

8. Si es necesario que alguno de los participantes presente algún documento o informe, especifícalo también en el email.

9. Prepara un email recordatorio para enviar el mismo día de la reunión. Lo ideal es que ese email llegue a los asistentes una hora antes del encuentro. Vuelve a recordar la hora, el objetivo, los temas a tratar y la forma de acceder a la sala de reuniones. Invítales a que se conecten unos 15 minutos antes del comienzo, de esta forma, si hay algún problema técnico tendréis tiempo de solucionarlo.

 En la reunión:

1. Accede a la sala unos minutos antes del comienzo para tener todo preparado (la presentación que vaya a usar, el material audiovisual, etc.) antes de que empiecen a llegar los participantes.

2. Saluda a cada uno y comprueba que no tienen problemas de imagen o sonido.

3. La reunión no debería comenzar hasta que se hayan incorporado a la videollamada todos los participantes. No obstante, si alguno se demora más de 10 minutos, siempre puedes dar comienzo y grabar el encuentro.

4. Presenta a todos los participantes con su nombre, apellidos, cargo y motivo por el que están en la videollamada.

5. A continuación, pasa a recordar el objetivo del encuentro, los puntos a tratar y explica brevemente el orden que seguirá la junta.

6. Aprovecha el tiempo, en este artículo te damos varias recomendaciones para lograr reuniones productivas.

7. Motiva al equipo, como anfitriona de la reunión tienes que ir guiándolos e invitándolos a participar. Para algunas personas interactuar a través de una pantalla es más difícil que hacerlo cara a cara, si ves que alguno de los invitados no participa, pregúntale su opinión.

8. Te recomendamos que alguno de los participantes se encargue de ir elaborando un informe de reunión, puedes ser tú o designar a otra persona.

9. Reserva 10 minutos al final para aclarar dudas, hacer un resumen de las conclusiones y marcar los pasos a seguir.

 Después de la reunión:

Una vez finalizada la reunión puedes enviar un email que incluya el informe de reunión, la presentación o el material relevante que se haya utilizado, que resuma los puntos tratados y que recuerde los siguientes pasos a seguir por parte de cada miembro del equipo.

Estos serían los principales pasos a seguir a la hora de organizar una reunión, son una guía básica para que no se te olvide nada, a partir de ahí existen tantas formas de hacer reuniones como formas de trabajo por equipo. Mucha suerte.

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