Más allá de las respuestas automáticas: cómo gestionar tu correo electrónico en vacaciones

Jueves, 26 Julio 2018

mujer correo vacaciones mensaje automatico

Gmail, outlook o cualquier plataforma de email. Debes desconectar, así que es importante saber gestionar el correo de vacaciones. O, mejor dicho, olvidarte de él. La respuesta automática, un mensaje de aviso para mostrar que estás ausente por vacaciones, es la opción más conocida, pero no la única que debes contemplar.

Decir adiós al correo de vacaciones no es una opción

Es una obligación si queremos desconectar al 100%. Y todos queremos hacerlo sin móvil. Según un estudio, el 52% de españoles considera que sus vacaciones ideales serían aquellas en las que se deshicieran por completo de su móvil y un 49% asegura que no hay motivo urgente que no le permita dejar el móvil en la maleta. Sin embargo, tres de cada cinco admiten con pesar que no puede desconectar realmente por culpa de su móvil.

Publicidad

Uno de los principales motivos son los mensajes y, muchos de ellos, llegan a través del correo electrónico. El problema se solucionaría de raíz si consiguiésemos despedirnos del dichoso aparato por unos días, pero la tentación no es menor. Por ello, os dejamos algunos trucos para optimizar tu correo con el objetivo de desconectar en vacaciones.

Pon en pausa tu correo cuando estés de vacaciones

La App Boomerang cuenta con diversas funcionalidades tanto para Outlook como para Gmail.

Una de las funcionalidades más útiles permite poner el correo en pausa durante un tiempo determinado. Por ejemplo, si te marchas dos semanas de vacaciones, podrás activarlo para que no entre ningún email en tu bandeja de entrada cuando estés ausente.

Es una buena opción, si no quieres deshacerte por completo de tu teléfono móvil, para que no lleguen notificaciones. También puedes filtrar qué correos quieres recibir: por ejemplo, puedes elegir recibir sólo los que incluyan la palabra "Urgente" o los que provengan de direcciones de correo concretas.

Puedes empezar a utilizarlo descargando la última versión de Boomerang a partir de este enlace.

Es una opción que además puedes aplicar el resto del año, para desconectar en los momentos que estés ausente, fuera del horario laboral o fines de semana.

La respuesta automática, el mensaje que usarás como aviso

Si tu preocupación es no responder al mensaje en cuestión, es fundamental tener activada la respuesta automática para Outlook o Gmail: un aviso para mostrarte ausente por vacaciones automáticamente cuando entren correos en tu bandeja de entrada.

Activar la respuesta automática en Outlook

Seleccione Archivo > Respuestas automáticas > Enviar respuestas automáticas > Escribir mensaje dentro de mi organización

Activar la respuesta automática en Gmail

Ajustes (rueda) > Configuración > Respuesta automática > Respuesta automática habilitada > Escribir mensaje

Cómo redactar una respuesta automática

Debes ser lo más breve y natural posible. Mantente coherente con tu forma de redactar en el resto de correos: si tuteas, tutéa. Y, por supuesto, revisa varias veces el texto: si tienes un error se multiplicará por el número de respuestas automáticas que envíes.

Los usuarios están cada vez más acostumbrados a este tipo de mensajes, con lo que sabrán reconocerlos rápidamente. Lo más importante es especificar la persona con la que debe contactar para no perder clientes.

1. Saluda y da las gracias por el mensaje: utiliza el 'hola', no el 'Buenos días' (no sabemos a qué hora se recibirá el correo y enviará la respuesta cuando estés ausente).

2. Explica que estás fuera de la oficina o de vacaciones y especifica las fechas.

3. Ofrece el correo de un compañero que sí esté en vacaciones.

4. Despídete y ofrécete para tu vuelta en unos días.

Si has llegado hasta aquí probablemente sea porque estás a punto de vacacione. Por ello, te recomendamos dedicar media hora a dejar zanjado el tema del correo. A partir de entonces... ¡A disfrutar! Esperamos que aproveches al máximo estos días.

Publicidad
Comentarios
  • No hay comentarios
Es necesario ser usuari@ de Womenalia para comentar. Regístrate aquí