Cómo organizar reuniones efectivas. Consejos de comunicación y planificación

Lunes, 19 Septiembre 2016

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¿Cuántas veces has salido de una reunión de trabajo sintiendo que has perdido el tiempo? La clave del éxito es organizar reuniones de trabajo efectivas. ¿Cómo podemos conseguirlo? Para empezar, tenemos que valorar el alto coste de una reunión, ya que usamos uno de los recursos más preciados: el tiempo de nuestros trabajadores. Por tanto, antes de programar una reunión tienes que pensarte bien si es realmente necesaria. Las reuniones productivas son fundamentales en una empresa a la hora de decidir propuestas, establecer objetivos o definir un nuevo rumbo estratégico. Pero la pregunta es, ¿cómo puedo hacer reuniones prácticas? Para ello hay que hacer una doble planificación. Por un lado hay que organizar algunas cosas antes de la reunión, como los objetivos o a quién convocar. Por otro lado, hay que gestionar adecuadamente el encuentro para que se convierta en una reunión verdaderamente efectiva.

¿Qué definir previamente?

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1- ¿Es necesaria la reunión? Según Ken Norton, ex responsable de producto de Google Calendar y actualmente socio del fondo de capital riesgo de Alphabet Google Ventures, es mejor evitar las reuniones para ponernos al día. Para este fin es mejor utilizar herramientas de comunicación instantáneas que quitan mucho menos tiempo. "La gran mayoría de las reuniones para ponerse al día le interesan únicamente a una o dos personas", recuerda Norton.

2- Determina quién debe acudir. Está comprobado que cuanto más pequeñas más efectivas son las reuniones. Se recomienda que no sean de más de cinco personas y que todo el que acuda sea verdaderamente necesario. Si alguien no lo es, no le invites. Steve Jobs era conocido por echar a la gente de las reuniones por este motivo. Preguntaba a los trabajadores por qué estaban allí y si no les creía necesarios les invitaba a irse. Puede parecer ofensivo, pero es uno de los primeros pasos para organizar reuniones productivas.

3- Fija los objetivos y comunícaselos al equipo. Es imprescindible que tengas claro por qué convocas una reunión y qué buscas con ella. Toda reunión debe tener un propósito para determinar cuándo ha llegado a su fin y si ha sido exitosa o no. Teniendo en cuenta el objetivo hay que fijar las tareas y comunicárselas al equipo.

4- Convoca con suficiente antelación. Una de las claves del éxito de una reunión reside en que el equipo lleve preparado el contenido que quiere comunicar. Por ello hay que convocar las reuniones con suficiente antelación.

¿Cómo conseguir una reunión productiva?1609-not-reunioneficiente2

1- Cumple los horarios. Haz una agenda rígida, estimando cuánto va a llevar cada una de las partes. Es necesario cumplir los tiempos por dos motivos. Por un lado, si demuestras que cumples con el tiempo estimado, la gente confiará en ti y pondrá hincapié en cumplir con lo planificado. Por otro lado, no puedes jugar con el tiempo de los demás. Si no cumples, tendrás que solucionar lo pendiente por vías más eficientes, como el email. Y, por supuesto, si la reunión dura menos del tiempo previsto, dala por terminada.

2- No desaproveches las reuniones cara a cara. Conoce a tu equipo y sus inquietudes. Hay personas que cuando están solas se expresan con mayor tranquilidad. Estas reuniones tienen que estar pensadas para el empleado.

3- Cada reunión debe tener un responsable. Hay que asignar un líder para que dirija el encuentro y garantice que se cumplan los tiempos. Además es el encargado de comunicar a los asistentes las conclusiones de la reunión.

Pequeños "trucos" a tener en cuenta

Además de todo esto, hay pequeñas cosas que se han comprobado que funcionan para hacer las reuniones más productivas. Prueba a tener esas reuniones de pie y verás que la gente no se acomoda tanto y tiene un mayor interés en acabarla cuanto antes. Siguiendo esta línea, el hecho de que haya café o tentempiés hace que hablemos de cualquier cosa. Deja la comida y el ambiente distendido para los eventos de networking. Eso sí, hay que conseguir que la gente se sienta cómoda. Si las reuniones se realizan fuera de la oficina, suelen ser más productivas, porque los nuevos entornos favorecen la generación días. Por ejemplo, resulta muy útil alquilar una sala de reunión en algún espacio de coworking.

Como puedes ver, las reuniones son muy útiles siempre y cuando sean encuentros eficientes y productivos.

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