Ladrones de tiempo: cómo identificarlos y cómo minimizar su efecto

Martes, 21 Noviembre 2017

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¿Sabías que cada vez que nos interrumpen cuando estamos llevando a cabo una tarea tardamos 15 minutos en volver a recuperar la concentración en lo que estábamos haciendo? A lo largo de nuestra jornada laboral nos encontramos con diversidad de distracciones externas e internas que nos hacen perder la concentración en la labor que estamos desarrollando, para atender a otras cuestiones.

La consecuencia de esto es la pérdida de productividad y de eficacia en nuestro trabajo, teniendo que dedicar posteriormente más tiempo a realizar nuestras funciones por no haber podido abarcarlas durante nuestras horas de trabajo.

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Hablamos de llamadas telefónicas, correos, notificaciones, compañeros de trabajo, reuniones innecesarias, etc. son muchas y muy variadas las interrupciones con las que tenemos que lidiar cada día, sintiendo que son "ladrones de nuestro tiempo", algo que podemos solucionar con una correcta gestión de nuestro tiempo. Ser productivos está en nuestras manos.

Para Jeroen Sangers, Consultor en productividad personal y autor del MOOC de Womenalia Cómo aumentar la productividad en tu trabajo, en realidad "no existe nadie que nos pueda robar nuestra atención, puesto que somos nosotros mismos, quienes podemos controlar a quién le dedicamos nuestro tiempo". Y añade, "debemos cambiar esta actitud de victimismo y decidir quién sí y quién no gasta nuestra atención".

Y es que cada vez que celebramos una reunión, por ejemplo, la media de tiempo que perdemos es de unos 30 minutos, ¿te imaginas ocho personas en una reunión la cantidad de tiempo que se puede llegar a perder? Los expertos calculan que estas distracciones (llamadas, mensajes, etc.) pueden suponer entre el 50 y el 70% de nuestro tiempo laboral productivo, unas 10 horas de trabajo a lo largo de la semana, en definitiva más de una jornada laboral de ocho horas.

Entre cada dos y 11 minutos tenemos una distracción nueva, es decir, recibimos entre seis y 30 distracciones por hora, lo que significa que no alcanzamos ni 11 minutos seguidos concentrados en una sola tarea. Mucho tiempo perdido, ¿verdad?

Sangers nos propone realizar un breve y sencillo experimento para conocer en qué gastamos nuestro tiempo e identificar estos ladrones de tiempo para poder combatirlos y/o minimizar sus efectos, "apunta en una hoja de papel cada vez que notas que tu atención deja de estar en la tarea que estabas haciendo, anota la hora y la razón de esto". Entonces revisa estas distracciones y busca soluciones, concentrando las más comunes.

Ladrones de tiempo más comunes:

1512-ladrones-del-tiempoSangers nos habla de las interrupciones y distracciones externas más comunes y cómo paliar sus efectos sobre nuestra productividad:

  • Llamadas telefónicas: las llamadas de teléfono son una de las distracciones más comunes y molestas, especialmente si estamos escribiendo un texto o elaborando un presupuesto que requiere máxima atención. En estos casos, nosotros mismos somos los que debemos decidir a quién permitir interrumpir nuestra atención.
  • Notificaciones de móvil: redes sociales, mensajería instantánea, etc. las aplicaciones móviles por predeterminado hacen que nos lleguen actualizaciones nuevas automáticamente al móvil. Debemos ser muy conscientes de cuáles merecen nuestra atención y cuáles no y configurar una a una cuáles queremos que nos lleguen.
  • Lo mismo pasa con nuestros correos electrónicos, podemos configurarlos por remitentes o palabras clave para recibir Los de máxima prioridad en el instante. Y si con eso no basta, no tengas tu móvil a mano para no caer en la tentación. Para leer los correos electrónicos y tener controlada nuestra bandeja de entrada, podemos destinar un par de bloques al día para estar pendiente de los emails y responderlos. Ya que si estamos constantemente pendiente de los correos, querremos leerlos y responderlos, volviendo a perder tiempo en nuestra tarea.
  • Compañeros de trabajo: una de las grandes fuentes de distracción son las conversaciones de nuestros compañeros de trabajo. Acercarse a nuestra mesa, llamarnos desde el otro lado para hacernos preguntas que no siempre son tan importantes nos desconcentran 100% de la tarea. Pero esto no solo nos pasa a nosotros mismos, si no que les pasa a todos en la empresa, por lo que una solución efectiva será identificar el causante del problema, así como revisar las herramientas que usamos para comunicarnos internamente y combinar varias de estas para alcanzar la mejor solución.
  • Otros factores que nos hacen perder el hilo de nuestra jornada es la organización personal, dedicar unos instantes a organizar todo lo que necesitamos para desarrollar nuestras tareas es esencial para agilizar nuestras responsabilidades.
  • También, si no tenemos marcados los objetivos de forma clara o la prioridad de nuestras funciones esto puede ocasionarnos una gran pérdida de tiempo, esfuerzo y motivación. Por lo que lo recomendable es hablar con tus superiores para tener claro qué cosa hacer detrás de otra. En el caso de que sean los propios jefes los que no tienen claro cómo organizar el trabajo, es importante hablar con ellos para hallar la solución correcta a esto. Aprender a delegar es esencial para una buena sintonía en el equipo, así como trabajar en la comunicación y escucha efectiva.

Por otro lado, en épocas de máximo estrés, sobrecarga laboral, fatiga, etc. hace que nos desbordemos y perdamos la concentración, de ahí que cobre mayor importancia tener los objetivos, proyectos y plazos claros.

  • Aprender a decir no aplicando la asertividad puede convertirse en una de nuestras bazas de éxito para vencer a los ladrones de tiempo, analizando las tareas que no nos aporten nada o que no atiendan a objetivos concretos.
  • Procrastinar tampoco favorece nuestra productividad, dejar las tareas más tediosas para otro momento no harán que desaparezcan, al contrario permanecerán ahí sin hacer y lo que es peor, todavía tendremos menos motivación para afrontarlas. Intenta realizarlas cuanto antes y seguir adelante. Aprovecha las primeras horas del día en las que somos más productivos para llevarlas a cabo.

Otras distracciones: la mala organización de otros departamentos y/o compañeros, la burocracia o procesos administrativos para llevar a cabo tareas, falta de información, conflictos interpersonales, etc. hacen mermar nuestra concentración, motivación, productividad y eficiencia.

No te olvides de planificar descansos para ser más eficiente, por ejemplo de 8 a 10 minutos cada dos horas.

Pero no solamente los factores externos se hacen dueños de nuestro tiempo, puesto que nuestra mente y nuestra cabeza "tiene vida propia" y es posible que de manera frecuente mientras te dedicas a una tarea, pienses en que tienes que ir al supermercado, o hacer tal recado, que nos separa de nuestra atención plena. La solución más eficaz para esto es que cada vez que acuda un pensamiento de este tipo a nuestro cerebro, coger una libreta, apuntar lo que tenemos que hacer posteriormente, así conseguiremos olvidarnos de ella y volver a concentrarnos en nuestra obligación.

Por otro lado, la multitarea, saltar de una tarea a otra sin haber acabado la anterior antes, nos resta energía y eficacia. El detalle y perfeccionamiento excesivo, falta de comprensión en la información, la adaptabilidad al cambio o la dificultad para tomar decisiones nos pueden hacer perder el tiempo.

Así que ya sabes, womenalia, "el tiempo es oro" y está en tus manos que brille.


Artículo escrito por Desireé García

 

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