PREVIOUS_POST

Guia en 6 pasos para aprender a delegar

Ana Apesteguía Armijo Mi tiempo es mi vida
5 May 2016 BLOG_NUM_COMMENTS

blogs_image_post_detail

Qué es delegar y por qué nos cuesta tanto!!!!

Delegar es dar [una persona o un organismo] un poder, una función o una responsabilidad a alguien para que los ejerza en su lugar o para obrar en representación suya.

En el ámbito laboral es imprescindible para ser productivos, sobre todo conforme aumenta tu responsabilidad. Pero no sólo en lo laboral podemos y debemos delegar. 

En lo personal, delegar implica que no tienes que hacerlo todo por ti misma. Algo que a las mujeres nos cuesta asumir, porque tenemos tendencia a ser superwomans que podemos con todo.

Por qué nos cuesta tanto delegar

Hay personas que delegan facilmente, incluso a veces cosas que no deberían ser delegadas! Pero no es lo habitual, o por lo menos no es el perfil con el que yo trabajo.

Lo normal es que nos cueste mucho delegar y por muchas razones. Aquí están algunas de las más habituales:

    * porque soy autoexigente, y creo que tengo que ser capaz de hacerlo todo (y hacerlo bien, además) .

    * porque da apuro decirle a otra persona lo que tiene que hacer (qué va a pensar de mi)

    * porque me gusta que las cosas se hagan a mi manera y nadie lo va a hacer tan bien como yo

    * porque me da vergüenza que los demás vean como lo hago (pensarán que soy un desastre).

    * porque si saben lo que yo se, me vuelvo prescindible

    * porque cuesta más enseñar que hacerlo uno mismo,...

Pero pensemos en lo beneficioso de delegar...

Si tienes que hacer 10 cosas al día y aun te sobra tiempo, tal vez para ti el beneficio sea dificil de ver. Pero si eres como la mayoría de las mujeres profesionales y multitarea con las que yo trabajo la realidad es bien distinta. 

Lo normal es que de las 10 cosas que deberías terminar en un día te de tiempo a hacer 5 o 6. ¿Y las demás? Pues se hacen de mala manera o se dejan para mañana. Y así terminamos los días cansadas y estresadas. Siempre contra reloj.

Delegar es una de las mejores herramientas a tu alcance para empezar a cambiar esta realidad y mejorar tu productividad. ¡Y de paso rebajar tu nivel de estrés!

En los procesos de coaching de gestión de tiempo, siempre hablamos de la posibilidad de delegar en otro y al principio suelen aparecer muchas barreras. Por ejemplo en el caso de las autónomas y freelance que me plantean: "yo estoy sola, no puedo delegar en nadie". Sin embargo una vez trabajadas y superadas estas creencias bloqueantes, delegar se convierte en una de nuestras mejores aliadas.

Qué actividades debemos y podemos delegar

En lo profesional, deberíamos delegar todas aquellas actividades que valen menos que el tiempo efectivo de mi trabajo.

    * Si mientras yo me peleo con los papeles de la renta o aprendo a hacer webs (2 cosas que he hecho por cierto! ;)) no estoy haciendo sesiones de coaching o impartiendo formaciones, algo no está funcionando bien en mi empresa.

    * Si mientras completo informes y papeles varios no tengo tiempo para organizar un equipo de trabajo que espera mis indicaciones, más me vale cambiar mi forma de trabajo, porque está haciendo aguas.

    * Si al llegar a casa me tengo que ocupar de los niños, la compra, la cena, y un largo etc. mientras mis hijos y/o mi pareja se tocan el ombligo, es momento de pensar en hacer algo distinto.

Vale, quiero empezar a delegar ¿Por dónde empiezo?

Delegar es un arte. No es sencillo, y vas a necesitar paciencia y un cambio mental. 

Tienes que ser consciente de que delegas la función, la forma de hacer las cosas, las decisiones, pero no la responsabilidad sobre el resultado. 

En cualquier caso (como en todo), lo importante es empezar a hacerlo y probar lo que te funciona y lo que no e ir adaptándolo a tu realidad. Si eres de las que no seules delegar pero quieres empezar a hacerlo, aqui te dejo la:

Guía en 6 pasos para empezar a DELEGAR. 

1) Haz una lista de todas las cosas que haces en el ámbito personal y profesional y escribe el tiempo que te lleva hacerlas.

CONSEJO IMPORTANTE para este primer paso: antes de seguir planteate seriamente si estas tareas son realmente necesarias o si podríamos eliminarla o reducirla drásticamente, a veces hacemos cosas por costumbre que no tienen valor. (Yo hace años que dejé de planchar). 

2) Selecciona aquellas tareas que puedes delegar

Piensa que se puede delegar tanto de manera interna (compañeros, colaboradores, familia) o de forma externa (contratando a un tercero).

Habrá algunas que, inevitablemente tienes que hacer tu, por ejemplo las que son la esencia de tu puesto de trabajo o amamantar a un bebé!

CONSEJO PARA ESTE PASO: Piensa que te van a ingresar un par de meses y vuelve a hacer la reflexión de arriba. ¿A que salen más cosas?

3) Selecciona 2 ó 3 tareas para empezar. 

Si eres nueva en esto de delegar simplifica tu vida. Bastante tienes con superar tus propias barreras mentales (las que he puesto al principio) como para que además comineces con algo muy cmplicado. Intenta elegir aquellas tareas que más tiempo te lleven y más facilmente puedas delegar.

4) Vende bien la idea. 

Recuerda que a nadie nos gusta que nos lluevan marrones. Piensa en cuál es el beneficio que va a obtener la persona que va a empezar a hacerlo y transmitelo para que lo vea claro.

  • en la familia puede ser, por ejemplo, que luego tengáis tiempo para hacer algo que os motive juntos, o con los niños, que les permitas hacer algo a su manera, que asuman responsabilidad propias y se sientan orgullosos del resultados…
  • en el trabajo puede ser que desarrollen nuevas competencias, que asuman más responsabilidad y reconocimiento, que aumenten sus conocimientos,…

5) Explica muy bien cuál es el resultado que se quiere conseguir.

Define concretamente en qué consiste la tarea y apoya en lo posible a la persona que va a realizarla. Haz seguimiento del proceso (no solo del resultado final) hasta asegurarte de que lo ha entendido y va a conseguirlo. Delegar algo y que no salga bien es asegurarte de que te va a volver a ti!

6) Y, sobre todo, olvidate de que lo haga como tu lo harías.

Da libertad para que encuentren sus propias formas de hacerlo. Lo importante es el resultado no la forma. Y no todas las tareas tienen el mismo nivel de exigencia. Así que planteaté si el resultado es lo suficientemente bueno antes de empezar a criticarlo. Y siempre, siempre reconoce el mérito al resultado y al esfuerzo. 

Delegar es fundamental para mejorar tu vida, ser más productiva y equilibrar responsabilidades. En lo profesional y en lo personal. ¡Cuesta empezar, pero luego no puedes parar!

Publicidad
Publicidad