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Asegúrate el éxito en tus Eventos Corporativos

Natàlia Codina Marketineando, Lecciones aprendidas
13 Apr 2016 BLOG_NUM_COMMENTS

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A lo largo de mi trayectoria profesional he llevado a cabo muchos tipos de eventos corporativos, desde pequeñas conferencias hasta congresos de gran envergadura, y he de confesar que mi método de planificación actual nada tiene que ver con el de mis inicios, principalmente por toda la política de comunicación y marketing que llevo a cavo.

En este post quiero compartir los aspectos más relevantes a la hora de planificar un evento corporativo, además de compartir un ejemplo de check-list que te puede ser de utilidad.
 

1. PLANIFICACIÓN DEL EVENTO
 

Antes de nada, tienes que empezar a definir el qué, a quién, cuándo, dónde y cómo.

¿Qué quiero lograr con el evento?
 

Todos los eventos tienen un objetivo, hay que definir el propósito del evento y conceptualizar la idea desde el momento cero. El objetivo puede ser conseguir notoriedad de marca, presentar un producto/servicio, difundir una actividad, conmemorar una aniversario de empresa, un encuentro entre profesionales...así que define con qué finalidad realizas el evento.
 

¿A quién va dirigido?
 

Hay que definir los perfiles y roles profesionales de los asistentes a los que nos queremos dirigir y definir una lista previa. Después la iremos ampliando a medida que vamos evolucionando en la planificación y según la dimensión que le queramos dar al evento. Ten en cuenta que la asistencia estimada es del 60-65% sobre las confirmaciones a eventos presenciales gratuitos. Teniendo en cuenta este porcentaje, siempre tiende a sobrepasar el número máximo de confirmaciones.


¿Cuando será?
 

Selecciona posibles fechas. Cuidado con los otros eventos del sector!!! consulta el calendario de actos que hagan otras instituciones públicas o privadas así como fechas de eventos deportivos importantes, otros eventos que aunque no siendo del sector, tienen una afluencia masiva de gente, ferias, congresos, etc. Lógicamente para eventos de gran envergadura necesitaras más tiempo para toda la planificación que para actos sencillos.


¿Dónde se realizará?
 

Hay que definir las necesidades de logística, las salas requeridas para las ponencias (si las hay) y visitar siempre antes las salas identificadas para poder hacerte una composición de dónde se realizará cada acción, así como zonas donde puedes colocar la imagen gráfica de tu marca. Es importante poder tener un pequeño croquis de la sala para estudiar posibles montajes y composición del evento; distribución de las sillas, ubicación de los ponentes, salidas de emergencia, etc...También tener en cuenta los accesos en transporte al lugar de celebración, así como el parking más cercano.


¿Cómo quiero que sea?
 

Qué asuntos queremos tratar, el tema, los ponentes, formato de las charlas (debate, mesa redonda, conferencia, etc.). En el caso de que hayan varias intervenciones, la duración de las ponencias es recomendable que oscile entre 15-30 minutos, para que sea amena y capte la máxima atención del público, si te pasas, es posible que la audiencia pierda interés. Aunque en algunos tipos de eventos es necesaria una intervención más extensa, lo ideal es poder ampliar la información en el turno abierto de preguntas para el público, y si nadie realiza ninguna, puedes disponer de alguien de tu equipo para que rompa el hielo con alguna pregunta preparada. És imprescindible poder trabajar en equipo.

Una vez tengas las respuestas anteriores claras, podrás trasladarlo al resto del equipo para que todo el mundo tenga la misma visión sobre el evento. Hay que explicar cada unos de los roles a los miembros del equipo, para que conozcan cual va a ser su función y responsabilidad tanto en la planificación como el día del evento. Como en todos los proyectos empresariales, es importante fomentar la participación de todos y motivar al equipo.

Si estás sólo/a no vas a poder estar pendiente de todos los infinitos detalles que un evento de gran envergadura requiere. Es importante saber delegar, no puedes hacerlo todo tú. Tú puedes ser el estratega, buscar patrocinadores e invitar personalmente a los ponentes, negociar precios y tener la tranquilidad del que el día del evento podrás hacer el networking fundamental para la imagen, relaciones sociales y de negocio para tu empresa.

Con todo lo que hayas podido definir sobre el evento, podrás realizar un presupuesto preliminar y tu resumen ejecutivo. Este resumen te servirá entre otras cosas, para poder presentarlo a posibles empresas patrocinadoras del evento para obtener financiación. Haz un plan de patrocinio estableciendo las contraprestaciones que vas a ofrecer con visibilidad de marca de las empresas colaboradoras.

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