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La rutina diaria para aumentar tu productividad

Patricia Benayas Checa Estirando el tiempo
17 May 2019 BLOG_NUM_COMMENTS

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Durante años la gran mayoría de las personas han buscado la manera de aumentar su productividad. El método de Ivy Lee lleva más de 100 años funcionando, ¿por qué?.

(*) En 1918, Charles M. Schwab era uno de los hombres más ricos del mundo y en su búsqueda por aumentar la eficiencia de su equipo y descubrir mejores formas de hacer las cosas, Schwab pidió ayuda a la consultora de productividad,  Ivy Lee.

Ivy Lee fue un exitoso hombre de negocios y es ampliamente recordado como un pionero en el campo de las relaciones públicas. Según cuenta la historia, Schwab llevó a Lee a su oficina y dijo: "Muéstrame la manera de hacer más cosas". "Dame 15 minutos con cada uno de tus ejecutivos", respondió Lee. "¿Cuánto me costará?" Pregunto Schwab "Nada", dijo Lee. "A menos que funcione. Después de tres meses, puedes enviarme un cheque por lo que creas que vale la pena para ti”.

El método Ivy Lee

Durante sus 15 minutos con cada ejecutivo, Ivy Lee les explicó su simple rutina diaria para lograr una productividad máxima:

  1. Al final de cada día de trabajo, escriba las 6 cosas más importantes que debes cumplir mañana.
  2. No escriba más de seis tareas. Priorice esos seis elementos en orden de su importancia real.
  3. Cuando llegue mañana, concéntrese solo en la primera tarea. Trabaje hasta que finalice la 1ª tarea antes de pasar a la 2ª tarea.
  4. Enfoque el resto de su lista de la misma manera. Al final del día, mueva los elementos sin terminar a una nueva lista de seis tareas para el día siguiente.
  5. Repita este proceso todos los días hábiles.

La estrategia sonaba simple, pero Schwab y su equipo ejecutivo en Bethlehem Steel lo intentaron. Después de tres meses, Schwab estaba tan encantado con el progreso que había hecho su compañía que llamó a Lee a su oficina y le envió un cheque por $ 25,000 (unos 400.000$ actuales).

Priorizar tu lista de tareas parece realmente simple, ¿Cómo podría algo tan simple valer tanto? ¿Qué lo hace tan efectivo?

El método de productividad de Ivy Lee utiliza muchos de los conceptos sobre los que he escrito en anteriores post. A continuación te digo los 4 factores que hacen a este método tan eficaz:

  1. Es lo suficientemente simple como para funcionar. La crítica principal de métodos como este es que son demasiado básicos. No explican todas las complejidades y matices de la vida. ¿Qué pasa si surge una emergencia? ¿Qué hay de usar la última tecnología para nuestra mayor ventaja? En mi experiencia, la complejidad es a menudo una debilidad porque hace que sea más difícil volver a encarrilarse. Por supuesto que surgirán emergencias y distracciones inesperadas., pero lo mejor que puedes hacer para que tu productividad no se vea afectada, es ignorarlos tanto como sea posible. Si no puedes ignorarlo, atiéndelos cuando sea necesario y vuelva a su lista de tareas priorizadas lo antes posible.
  2. Te obliga a tomar decisiones difíciles. No creo que haya nada mágico en la cantidad de seis tareas importantes de Lee por día. Podrían ser fácilmente 5 tareas por día. (el número de tareas que pongo en mi agenda me lo preguntan en todos los talleres). Sin embargo, lo bueno es imponerse límites a ti misma. Cuando tienes demasiadas ideas (o cuando estás abrumada por todo lo que "tienes" que hacer) es eliminar sus ideas y recortar todo lo que no es absolutamente necesario. Los límites pueden hacerte mejor, ya que requieren que te concentres en solo 6 tareas críticas e ignores todo lo demás. Básicamente, si no te comprometes con nada, serás distraído por todo.
  3. Se elimina el ¿por dónde empiezo?. Empezar a hacer una tarea es lo más duro de ella, no es terminarla, es empezar a hacerla. El método de Lee te obliga a decidir tu 1ª tarea la noche antes de ir al trabajo. A mi esto me ha resultado muy útil a la hora de emprender, cuando me ponía a trabajar, ya sabía lo que iba a hacer, no tenía que "adivinar" y perder un tiempo supervalioso pensando qué hacer ese día. Te parecerá muy simple, pero te aseguro que funciona. Comenzar es muy importante para tener éxito, ya sabes, da el primer paso, el 2º vendrá detrás.
  4. Solo hay que hacer una sola tarea. En la actualidad casi todo el mundo es multitarea, se piensa que estar ocupada es sinónimo de ser mejor y nada más lejos de la verdad. Tener menos prioridades te lleva a hacer un mejor trabajo.  Si te fijas en expertos con éxito de cualquier ámbito  (atletas, artistas, científicos, maestros, directores ejecutivos), descubrirá una característica común en todos ell@s: el enfoque. La razón es simple: no puedes ser buena en una tarea si estás dividiendo tu tiempo constantemente de diez maneras diferentes. El éxito requiere concentración y consistencia. Ya lo dice Charuca: FOCUSDARLING.

Un método sencillo que todas podemos llevar a la práctica. Si lo haces verás como eres más eficiente, productiva, consigues lo que te propones y te sobra tiempo para dedicarlo a lo que tú quieras.

Si quieres que te ayude con tu organización y así conseguir #mastiempoparati , escríbeme, estaré encantada de ayudarte.

Por cierto, que hay nueva fechas en mayo y junio para los talleres!!!! Pincha aquí para ver todas las fechas.

(*) Post basado en artículos de James Clear, excepto mis opiniones, obviamente.

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