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La documentación en comercio exterior

Elena Orte Tudela El mundo nunca es suficiente
6 Nov 2014 BLOG_NUM_COMMENTS

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Si en el mercado nacional puede llegar a tener una importancia relativa, en el internacional una documentación completa y correcta se vuelve fundamental. Olvidad los pedidos tomados por teléfono o las ofertas sobreentendidas a lo largo de la conversación. Con clientes de toda la vida pueden seguir funcionando pero desde luego con un cliente nuevo, y encima extranjero, hay que evitar al máximo los cabos sueltos. Problemas pueden surgir por mil motivos pero tratemos al menos de evitar los que esté en nuestras manos prevenir. Para ello, una de las medidas más útiles es tener perfectamente estandarizados nuestros documentos. El más importante para mí, aparte obviamente de una factura correcta, es la oferta (o la factura pro forma en su caso). En función del país y el tipo de transporte habrá otros documentos necesarios como el packing list, certificados de origen, justificantes de transporte... y será especialmente importante tenerlo todo bien atado cuando trabajemos con crédito documentario.

Primero de todo: importante, tanto si es una oferta normal como si es una factura pro forma debe ir identificada con su propio número. Y si en el curso de la negociación se van haciendo cambios, adjudicar número nuevo a cada nueva oferta que se pase (o mantener el número original añadiendo un guión y cifras consecutivas para identificarlas) A veces la negociación se puede alargar y en el momento de cerrar el pedido podemos encontrarnos con que se están basando en las condiciones ofertadas en algún momento anterior y nos será útil tenerlo todo perfectamente guardado e identificado para poder hacer referencia a una oferta concreta con su número y su fecha y que no haya posibilidad de confusión.


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¿Qué no debemos olvidar incluir en nuestra oferta?

  1. Fecha y número único
  2. Nuestros datos
  3. Datos del cliente
  4. Descripción de los artículos ofertados y lo que incluye el precio (o mención a otro documento dónde pueda consultarse en su caso), incluido el tipo de embalaje.
  5. Precio (indicando en qué moneda, si es bruto o neto y si es precio unitario, precio total, por kg, etc.)
  6. Modo de pago
  7. Incoterm contemplado (ceñiros a la revisión del 2010, seguir usando incoterms obsoletos sólo puede traer problemas)
  8. Validez de la oferta
  9. Plazo de entrega previsto indicando a partir de qué momento cuenta ese plazo (recepción del pedido, confirmación por nuestra parte, recepción del adelanto económico si es el caso...)
  10. Comentarios: si es precio por lote, indivisible, si son precios indicativos en espera de confirmación de detalles o cualquier otra característica especial que debamos concretar.

No está tampoco de más indicar que cualquier documento especial que necesite el cliente como certificados de origen, certificados de calidad, etc. debe ser solicitado en el momento del pedido (suponiendo que nos hagan caso, que a veces es mucho suponer, nos ahorraremos problemas de última hora)

Si la oferta ha sido pasada correctamente, no debería haber problemas a la hora de concretar el pedido. A pesar de todo, si habéis acordado el pago por crédito documentario, tened mucho cuidado con la redacción de las condiciones del mismo, que las carga el diablo. Es probablemente el medio de pago más seguro (aparte del pago por adelantado, claro) pero da pie a múltiples complicaciones. Hay que prestar una atención especial a su revisión para evitar pillarnos los dedos con condiciones que no podamos cumplir (cuidado por ejemplo con documentos de transporte que acompañen a la mercancía y por tanto no podamos entregar al banco separadamente). En el momento de la entrega, prestad una atención exquisita a la documentación solicitada. Factura, parking list, certificados... todo debe estar cumplimentado con rigurosa exactitud.

Para evitar problemas, lo mejor es tener todo bien sistematizado y hacerlo siempre igual, con crédito documentario o sin él. Sé que a veces es difícil acostumbrar a ciertos clientes a que nos pasen el pedido por escrito y no por teléfono, que harán caso omiso de nuestra confirmación de pedido (pasársela a pesar de todo), y un largo etcétera, pero aún así debemos intentarlo (al final hay que ser flexible, lo sé, pero cuanto más alto pongamos nuestro listón más tendremos que esforzarnos para alcanzarlo y más lejos llegaremos en el intento, no nos conformemos nunca con la mediocridad)

Ah, y... un consejo que parece obvio pero que no siempre lo es: revisa tu sistema de archivo. Tan importante como rellenar correctamente nuestra documentación es ser capaz de encontrarla en el momento en que la necesitemos (todos tenemos historias al respecto, ¿verdad?). No entraré en si es mejor tenerlo todo impreso y en carpetas físicas o simplemente informatizado (y con copias de seguridad, os recuerdo). Más allá del cuidado medioambiental, que aconseja ahorrar en tinta y papel, al final lo que buscamos es la optimización del trabajo y si bien, algunos ya nos hemos habituado a no imprimir casi nada, hay quien todavía necesita tenerlo todo en papel. Que cada uno encuentre el sistema que mejor le vaya pero sobre todo que esté cada cosa en su lugar y rápidamente identificable. Es increíble la cantidad de tiempo que se puede llegar a perder en buscar un email que no aparece por ningún lado. Evitémoslo.


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