PREVIOUS_POST
NEXT_POST

El departamento de exportación

Elena Orte Tudela El mundo nunca es suficiente
1 Oct 2014 BLOG_NUM_COMMENTS

blogs_image_post_detail

1410-mns-departamento-exportacion

Es comprensible que si apenas estás empezando a exportar no te hayas planteado todavía la creación de un departamento propio. Quizás ni siquiera tengas los recursos humanos necesarios pero tampoco te animes a contratar a alguien especializado sin saber realmente si la aventura de la internacionalización llegará a buen puerto. Bueno, ya hablamos en su momento de que la exportación requiere una inversión previa y contar con el personal adecuado forma parte de ella pero existen muchas razones para postponer esa decisión, y afortunadamente tenemos alternativas. Cada uno debe analizar sus recursos y actuar en consonancia.

Hay quien basa la decisión en el tamaño de la empresa o en el porcentaje de su cifra de ventas que se vende al exterior. Yo no me atrevería a dar unas pautas tan específicas. Dependerá mucho de cuál sea la opción inicial por la que habéis optado y de sus limitaciones (todas las tienen, lógicamente) Dependerá de en cuántos países hayáis iniciado ya negociaciones y por tanto requieran un seguimiento más estrecho pero sobre todo de las expectativas reales de futuro que vayáis viendo. No esperéis a estar desbordados para crear la estructura, nadie puede permitirse fallar con un nuevo cliente y la falta de medios no suele ser lo más adecuado para prestar un buen servicio.

Aunque tengáis claro que no queréis crear todavía el departamento ni contratar a alguien para gestionar la internacionalización, aunque decidáis externalizar el servicio o recurrir a ayudas del ICEX o de las Cámaras de Comercio para empezar, me voy a permitir recordar un consejo que nos dieron en una charla hace un tiempo. Hablábamos de creación de empresas en general pero me parece absolutamente válido para este caso.


También te puede interesar...


El ponente nos contaba que cuando creo su empresa se preocupó mucho de tener perfectamente claro su organigrama, aunque por el momento todas las casillas estuvieran rellenas con su nombre. ¿Y por qué? Pues porque cuando llegó el momento en que pudo contratar a alguien sólo tuvo que revisar su organigrama y pensar en cuál era la casilla que peor hacía él o más tiempo le consumía. En su caso resultó ser la de administración. Pues bien, era el momento de contratar a alguien especializado en esas tareas. Y así puesto tras puesto hasta que, según sus propias palabras, dejó de ser un autoempleado para convertirse de verdad en un empresario, que no es lo mismo, nos decía... Había conseguido ir rellenando con otros nombres todas las casillas de su organigrama y él ya podía dedicarse a lo que de verdad le gustaba y se le daba bien.

Así pues, aunque el momento de crear el departamento os lo marcará la propia evolución de vuestra aventura exportadora, si desde el comienzo tenéis claro cómo queréis que sea, os resultará mucho más fácil constituirlo, y desde luego, trabajar con cierto método desde el principio Una idea del organigrama podría ser esta.

1410-mns-departamento-exportacion-dos

Tenemos a un máximo responsable del área que, según la empresa, dependerá del director comercial o directamente de gerencia, un responsable administrativo, puesto que la exportación genera mucha documentación específica que debemos dominar, y varios responsables por zonas geográficas. Por supuesto podemos comenzar con sólo una persona que desarrolle todas estas tareas pero si la actividad va creciendo, seguramente necesitaremos ir incorporando personal especializado (acordaros de tener el organigrama claro desde el principio, aunque sólo aparezca una persona en él, ya iremos añadiendo nombres poco a poco).

Idealmente, el departamento de exportación debería ir pareciéndose con los años a una pequeña torre de Babel integrada en la empresa. Vamos por partes.

-La torre de Babel. Si recordáis lo que hablábamos en la última entrada sobre los idiomas, ya apuntábamos la idea de seleccionar, de una manera u otra, a personal nativo de nuestros principales países de destino. Nadie como ellos va a ser capaz no sólo de hablarles en su idioma, que es lo obvio, sino también de comprender su cultura, acertar con la forma de tratar un asunto delicado o simplemente no arruinar un buen negocio por una metedura de pata cultural. De paso para la empresa será sumamente enriquecedor, aunque no niego que para gestionar un equipo multicultural tampoco vale cualquiera (cuidado con quién ponéis al frente del departamento)

-Integrada en la empresa. Esto también parece una obviedad, lo sé, pero no es tan raro, entre otras cosas, que los de exportación se peleen con los de nacional por sus respectivos mercados, ni que el departamento financiero vea con malos ojos tanto desplazamiento de los comerciales de internacional. Es importante para que el proyecto funcione que sea compartido por toda la empresa y absolutamente todos los departamentos estén implicados.

Me contaron una vez una anécdota curiosa al respecto. No recuerdo quién lo contaba, lo siento, pero el caso es que tenía una cita en una empresa extranjera y le sorprendió mucho, al llegar, encontrarse a un montón de gente en la calle, en la puerta de la empresa. Al acercarse, vio que la persona con quien había quedado estaba entre ellos, contándoles su último viaje. Al verla se disculpó por el retraso pero le pidió que se quedara unos minutos, que enseguida terminaba. Ya en su despacho, le explicó que era su costumbre cada vez que volvía de un viaje de negocios aprovechar algún descanso para reunir a todos los empleados y contarles cómo le había ido. Era su manera de implicarles en el proyecto y a mí la verdad, me parece una idea muy interesante, ¿qué opináis?


Lee otras publicaciones anteriores de este blog:


Elena Orte (@elenaortetudela). Export manager

*Los post de la sección de Blogs de Womenalia van firmados por sus respectivos autores, que son los responsables exclusivos de las opiniones allí vertidas. Womenalia no tiene por qué suscribirlas.

Publicidad
Publicidad