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Cómo emitir una factura: los números

Cristina Alonso Cristina en positivo
11 Nov 2014 BLOG_NUM_COMMENTS

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En la entrada anterior Cómo emitir una factura estuvimos viendo varios de los elementos que, como documento mercantil, debe tener este registro tan importante que nos permite, entre otras cosas, poder cobrar los servicios que realizamos o los productos que hemos vendido. En el post de hoy nos centraremos en los elementos numéricos de la factura y dejaremos para la próxima semana hablar de su función como elemento de marketing.

Determinación de la Base Imponible

Al hilo del concepto facturable es probable la aparición de unidades ya sean de servicio o de producto. Número de horas, por ejemplo en el primer caso y número de zapatos, si vendiéramos zapatos, en el segundo caso.

Las citadas unidades irán ligadas a un precio unitario y de la multiplicación de unidades por precio unitario surgirá el importe a facturar. Por ejemplo:

• 100 pares de zapatos a 60 euros cada uno, nos da un importe a facturar de 6.000 euros.

Si hubiera más líneas de concepto en la factura, el importe a facturar total de la factura sería la suma de los importes a facturar por concepto.


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Este importe a facturar constituirá el Subtotal, si vamos a aplicar un descuento, o la Base Imponible si no vamos a aplicarlo.

Si estamos pensando en realizar un descuento, éste debe ser aplicado sobre el Subtotal antes de proceder a realizar el cálculo de impuestos y retenciones si fuera el caso. De esta forma obtendríamos la Base Imponible. Si no vamos a aplicar descuento, el Subtotal y la Base Imponible de la factura serían equivalentes.

Es decir, que si teníamos pensado aplicar un descuento de un 5% sobre el Subtotal de una factura de 200 euros, en la factura expondremos lo siguiente:

Subtotal                                     200,00€

Descuento 5% sobre 200€         -10,00€

Base Imponible                        190,00€

Retenciones e Impuestos

Una vez que tenemos la Base Imponible calculada, vamos a hallar los diferentes porcentajes o conceptos que minoran o aumentan el importe que hay que pagar.

En este punto es importante destacar que tanto el IVA a aplicar como las retenciones a aplicar si fuera el caso, se aplican sobre la Base Imponible y no sobre la cantidad resultante después de aplicar el IVA o la retención.

Es decir que, volviendo a nuestro ejemplo anterior, y suponiendo un IVA del 21% y una retención del 9%(*), los totales serían los siguientes:

Base Imponible                        190,00€

IVA 21%                                        39,90€

Retención 9%                            -   17,10€

Total a pagar                               212,80€

Total factura                               229,90€

En donde hemos calculado un IVA del 21% sobre 190 euros y una retención del 9% también sobre los 190 euros que constituían nuestra Base Imponible.

(*) Suponemos que se trata de un profesional que, durante los tres primeros ejercicios de su actividad, emite una factura a otro profesional, empresario o empresa.

Así:

• Base Imponible + IVA aplicable – Retención = Total a pagar de la factura

• Base Imponible + IVA aplicable = Total de la factura

Como se puede observar al calcular los totales hemos distinguido dos tipos:

• El total de factura, que hace referencia al importe final de la factura una vez aplicado el IVA

• El total a pagar, donde se refleja el importe que nos tendrán que abonar a nosotros.

Recordemos que las retenciones suponen un importe que en vez de pagarse a quien emite la factura se pagan en su nombre directamente a la AEAT con una periodicidad trimestral a través de los modelos 115 y 111 según se trate de arrendamientos o de retenciones a profesionales.

En las facturas que no están sujetas a retención, el total de factura y el total a pagar coinciden. Recordemos que ni el IVA* ni las retenciones suponen un mayor gasto.

Y ahora pasamos a algunas de las dudas más frecuentes acerca del IVA aplicable en una factura. Lo mejor es consultar con un experto o con la propia AEAT, pero aquí hay unas nociones básicas:

¿Todas las facturas llevan IVA? ¿Qué tipo de IVA he de aplicar en mi factura?

El que una factura esté sujeta o no a IVA así como el tipo al que debe estar sujeta, depende básicamente de la actividad que se realice o producto que se venda. Si te dedicas a la venta al por menor, puede ser que tu actividad esté sujeta al Régimen especial del Recargo de Equivalencia.

Para el resto de actividades, lo que hay que tener claro es que el tipo común de IVA es el 21% y que el tipo del 10% se considera tipo reducido y el del 4%, tipo súper reducido. Esto supone que si tu producto o servicio no está en la lista de los exentos, reducidos o súper reducido, el tipo que has de aplicar en tu factura es el 21%.


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