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Cómo emitir una factura: Datos útiles que debe incluir

Cristina Alonso Cristina en positivo
17 Nov 2014 BLOG_NUM_COMMENTS

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A lo largo de las últimas semanas hemos estado viendo las claves para la emisión de una factura. Estas claves las hemos analizado bajo esa doble perspectiva de la factura como documento mercantil y como elemento de marketing.

Dentro de su función como documento mercantil habíamos comenzamos haciendo un repaso a cuestiones tales como los datos fundamentales que debe incluir; para continuar con una primera aproximación a esa parte que me gusta tanto, los números de la factura.

El objetivo de la entrada de hoy será:
• Ultimar algunos detalles de esta función hablando de las retenciones
• Comentar su función como elemento de marketing
• Hablar de algún otro dato útil. Datos que no son necesarios incluir en la factura pero que nos pueden servir de ayuda.

La primera pregunta que sin duda surge es: ¿Todas las facturas llevan retención?

Como siempre lo mejor es consultar con un profesional para cada caso concreto. Aquí damos sólo unas breves directrices genéricassobre supuestos en los que la factura ha de incluir retención.

• La factura que emite un profesional actuando como profesional y no en el ámbito de una función empresarial, está sujeta a retención siempre que el destinatario de la factura sea otro profesional, empresario o empresa.

Dicho de otro modo depende, en primer lugar, de la condición del emisor de la factura: ha de ser un profesional. Es decir, un autónomo, un "freelance"... Pero además el receptor no ha de ser o actuar como un particular. ¿Se imaginan a los particulares teniendo que presentar declaraciones trimestrales para declarar la retención porque han ido al notario, por ejemplo?

• Las facturas por arrendamientos de inmueblesestán sujetas a retención cuando el destinatario de la factura sea otro profesional, empresario o empresa. En este caso el acento se pone en la actividad y en la condición del arrendatario.

• El tipo común de la retención aplicable en la actualidad es el del 21% para los arrendamientos y del 21% para los profesionales a partir de su cuarto ejercicio.

• Es importante hacer notar que los profesionales pueden aplicar en su factura una retención del 9% durante los tres primeros ejercicios del desarrollo de una nueva actividad.

• Existen algunas actividades específicas para las que los autónomos han de aplicar otro tipo de retención entre el 1% y el 2%: actividades ganaderas, agrícolas, forestales...

• La reforma fiscal introduce una novedad para los profesionales autónomos, permitiendoaplicar unos porcentajes menores de retención en su factura, 20% para 2015 y 19% para 2016, si sus ventas no superan determinados importes.


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Notas a tener en cuenta sobre las retenciones:

• Para que sea aplicable el tipo de retención del 9% hay que tener en cuenta que hablamos de ejercicios y no de años. Es decir, que nos contará como un ejercicio el año 2014, con independencia de que hayamos iniciado nuestra actividad en enero o en diciembre. Aunque sólo hayamos trabajado un mes, computa como un ejercicio completo.
• El responsable de que las retenciones sean las adecuadas es el que recibe la factura y realiza la retención que luego deberá ingresar en la AEAT. Así que deberíamos:

- Si nos presentan una factura con una retención al 9%: Solicitar documentación que justifique que cumple con los requisitos necesarios para aplicar el 9% en vez del 21%.
- Si la factura es de una persona física y no incluye retención: Solicitar documentación que justifique que, aun tratándose de una persona física, su actividad es empresarial y no ha de practicársele retención.

La factura como elemento de marketing.
No podemos olvidar que la factura es otro de los impactos publicitarios que reciben nuestros clientes de nosotros.
Por ello hemos de prestar especial atención al:

• Diseño de la misma. Es nuestra imagen de marca. Así, debe incluir nuestro logo, debe estar bien maquetada, utilizar los colores y fuentes de nuestra marca...
• Que aparezcan todos los detalles esenciales de la factura que hemos estado viendo estas semanas. Poniendo especial atención a que los datos del cliente, sean correctos. Especialmente el nombre.
• Si hemos optado por un programa de facturación que nos las emite directamente, resulta interesante que dicho software permita cierta personalización, como la inclusión del logo, colores, fuentes...

Algún otro dato útil en nuestra factura
• Plazo de pago: Con independencia de que se pueda negociar otro plazo inferior posteriormente, es interesante incluir el plazo estándar de cobros en la factura. Sirve como recordatorio y además en caso de morosidad, nos ayuda a establecer la fecha a partir de la cual debía realizarse el cobro. A efectos de dotación de provisiones, resulta igualmente provechoso el tenerlo establecido.
• Número de cuenta corriente: Si se ha llegado al acuerdo de que el pago se realizará mediante transferencia, es útil para agilizar procesos posteriores incluir el código IBAN de nuestra cuenta corriente.

¿A qué no pensabas que la factura diera para tanto?


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