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Cómo emitir una factura

Cristina Alonso Cristina en positivo
3 Nov 2014 BLOG_NUM_COMMENTS

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Por fin llegó ese momento en el que tras haber realizado nuestro trabajo o vendido nuestro producto, hemos de emitir una factura a nuestro cliente. Y es entonces cuando nos surgen todas las dudas del mundo:
• ¿Tengo todos los datos que necesito?
• ¿Cómo los consigo?
• Vendo al por menor ¿tengo que emitir una factura?
• ¿Qué debe incluir la factura?

Vamos a intentar ir dando respuesta a estas cuestiones.

Consecución y necesidad de datos
Como tenemos claro que somos una empresa en positivo, lo más seguro es que todos los datos que necesitásemos los hayamos recabado ya en nuestra ficha de cliente cuando el trabajo o producto nos fue encargado.

En el caso de los servicios parece más evidente esta anticipación. Sin embargo, cuando vendemos productos, normalmente hasta que nos piden la factura es probable que no solicitemos datos. Sobre todo en el caso de las ventas al por menor ¿se imaginan al camarero pidiéndonos los datos para facturarnos un café?

Para los supuestos similares al del café están las facturas simplificadas que cuentan con todos los datos que las facturas deben incluir con la excepción de los datos del cliente o destinatario de la factura.


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Qué debe incluir una factura
Para determinar esto, hemos de partir de la distinción entre dos de las principales funciones que creo cumple toda factura: su función como documento mercantil y su función como elemento de marketing.

Por un lado su función evidente como documento mercantil de la empresa en el que se detallan los servicios prestados o las mercancías vendidas, con indicación de su precio, persona física o jurídica a la que va dirigida...

Por otro lado su función como elemento de marketing. Al fin y al cabo la factura es otro de los impactos publicitarios que proporcionamos a nuestros clientes.

Requisitos como documento mercantil
De acuerdo con la primera de ellas la factura debe cumplir con una serie de requisitos que la AEAT detalla muy bien en este enlace y básicamente son los siguientes:

La palabra factura, que nos impida confundirla con cualquier otro tipo de documento.
Datos del emisor de la factura (o sea, nuestros datos). Por datos entendemos:

o Nombre y dos apellidos, si se trata de una persona física o razón social, si se trata de una persona jurídica. Recordemos que la razón social puede no ser coincidente con el nombre de marca.
o Dirección completa
o CIF, NIF, NIE o lo que corresponda.

Datos del receptor de la factura, de la persona física o jurídica a la que va dirigida la factura. Es el mismo tipo de datos que para el emisor de la factura.

o Nombre y dos apellidos, si se trata de una persona física o razón social, si se trata de una persona jurídica. Recordemos que la razón social puede no ser coincidente con el nombre de marca.
o Dirección completa
o CIF, NIF, NIE o lo que corresponda.

Fecha de emisión de la factura
Número de factura: aquí tenemos que hacer referencia tanto al número como a la serie.

o Toda factura puede tener serie, siendo la existencia de ésta obligatoria en algunos supuestos,como por ejemplo, cuando se trata de facturas rectificativas.
o Dentro de cada serie, en su caso, o sin ella, toda factura ha de tener un número correlativo en relación a su fecha de expedición. Es decir que la factura número 10 no podría tener una fecha anterior a la fecha de emisión de la factura número 9, sino que habrá de ser igual o posterior.

Concepto facturable: esto es el servicio que hemos realizado, el producto que hemos vendido.La descripción del mismo ha de ser lo suficientemente amplia para que no deje duda acerca de qué tipo de IVA será el aplicable. Así mismo deberá incluir las unidades si fuera el caso, el precio por unidad y el precio total.

Existen unos tipos de facturas cuyo concepto mínimo viene determinado. Entre ellas se encuentran, por ejemplo, nuevamente, las facturas rectificativas que deben hacer mención expresa en su concepto al hecho de ser rectificativas e incluir el número de la factura a la que rectifican. "Factura rectificativa de la factura 14.225 de 20/03/2014"

En el próximo post veremos cómo se incluyen los conceptos numéricos: base imponible, IVA, descuentos, retenciones... Y haremos también mención a los requisitos que como elemento de marketing ha de cumplir la factura.


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