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App y notas de gastos. ¿Juntos pero no revueltos?

Cristina Alonso Cristina en positivo
9 Feb 2015 BLOG_NUM_COMMENTS

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La respuesta es definitivamente no. Juntos y muy juntos. Yo no soy una fanática de la tecnología, pero si veo:

  • que si existe una herramienta que ahorra trabajo,
  • minimizando las posibilidades de error humano,
  • en una tarea en la que la persona aporta poco valor
  • y cuya realización, por monótona y automática, le aporta poco valor a la persona.

¡Me lanzo de cabeza a por ella!

Dentro de este marco, esta semana abordamos un tema que nos preocupa especialmente a autónom@s y pymesari@s: los gastos de viaje y representación. Y no hablamos sólo de los nuestros, sino que nos referimos también a los gastos de nuestros colaboradores, de aquellos que realizan funciones que conllevan desplazamientos fuera del centro de trabajo, ya sean comerciales o de otro tipo.

Y es que con este tipo de gastos, además de tener claro todas sus consideraciones fiscales y laborales (los porcentajes posibles de imputación, por ejemplo, su inclusión en nómina y sus repercusiones...), nos enfrentamos a otros problemas menores como el hecho de que determinados tickets que se imprimen sobre papel satinado (creo que con la técnica de termo- impresión que es la que utilizan la mayoría de las impresoras de tickets), ¡se borran con el paso del tiempo!

Hasta ahora después de hacer una visita a un cliente, por ejemplo, tenía que llegar a la oficina, fotocopiar los tickets para evitar que dentro de un año sólo tenga un papel en blanco y hacer una hoja de gastos con el desglose de dónde hemos estado y a qué corresponde cada visita y gasto. 

Pues bien, ahora utilizo una de esas fabulosas Apps que existen en el mercado, unas aplicaciones para el móvil que me permiten hacer lo que necesito, en el mismo momento en que recibo el ticket: Es decir, me permite crear y controlar mis notas de gastos, haciendo hasta la copia del ticket. Os detallo el funcionamiento de la que yo uso, pero os insisto en que hay varias en el mercado (Exaccta, Captio...). La que yo uso me gusta mucho porque es fácil e intuitiva y, encima, para las funcionalidades que detallo, es gratuita:

Cuando me dan el ticket de gasolina, por ejemplo, le hago una foto (ya no se borrará nunca y graparé esa foto con el ticket original)

El proceso es muy rápido. De hecho, vais a tardar más en leerlo que en hacerlo. Además te van guiando todo el camino:

  • Abres la app
  • Señalas el icono de la fotografía (sólo tienes tres iconos)
  • Te pide el tipo de gasto y lo señalas entre los 12 que tiene: gasolina, taxi, manutención, hotel...
  • Haces la fotografía y con un doble toque en la pantalla la propia app señala con un cuadro rojo con dos chinchetas lo que cree que es el importe final de la factura. Si lo hace bien (con los tickets de gasolina hasta la fecha nunca se ha equivocado), le dices que ok. Si no lo ha detectado (con las cantidades manuscritas a veces pasa), mueves tú el cuadro rojo hasta donde corresponda. Si aun así no lo lee, puedes introducir manualmente el importe.
  • Y ya está: se te abre una ventana con un resumen de los datos donde puedes cambiar varios de ellos e introducir las observaciones que estimes oportunas. (yo, por ejemplo lo uso para establecer el origen y el destino del viaje y el número de proyecto al que he de asignar el gasto)

Lo mejor de todo ello es que abajo te aparece un icono que dice reporte. Lo pulsas, eliges las fechas (por defecto te da las del mes en curso) y te genera el reporte con los gastos. Este reporte aparece en pantalla con el símbolo del "sobre" arriba, lo pulsas, y ¡lo tienes en tu correo! y de ahí ya lo puedes reenviar a quien lleve la contabilidad.

Lo que os decía, tardo yo más en explicarlo que lo que váis a tardar en generar vuestro informe.

Y es que, además, puedes incluso vincularlo con un presupuesto de gastos que tengas, y entonces te avisa de lo que has consumido del presupuesto en el periodo. (Te permite introducir los datos del presupuesto en la App por mes y tipo de gasto o de forma anual, global.)

Con respecto a la deducibilidad y tratamiento de los gastos de viaje hablaremos de ello en algún otro post. En cualquier caso estableceremos unos criterios generales por lo que como os digo siempre, consultad con vuestras asesorías los supuestos concretos, ya que los gastos de viaje tienen un tratamiento específico tanto desde una perspectiva laboral como fiscal.

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Juan Luis Román

Juan Luis Román

Creador, juanluisroman.com

Qtal Cristina:

¿Como se llama la que tú usas?

Un saludo.
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