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8 consejos para organizar tu evento

jose garcia Cosas del día a día
22 Jan 2019 BLOG_NUM_COMMENTS

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Cuando se trata de la gestión de eventos, muy pocas reglas se establecen con firmeza. Debido a que cada evento es diferente, cada uno requiere un enfoque diferente. Para ser un gran organizador de eventos, entonces, debe ser tan flexible como esté organizado. Esta flexibilidad es lo que le permite adaptarse, aprender y cambiar para mejorar cada evento.

No se limite a gestionar un evento. En su lugar, haga que todos sus eventos sean únicos  con estos 8 consejos ofrecidos por Silvia de Red Carpet para una mejor gestión de eventos:

Establecer objetivos claros.

Si está coordinando con un planificador de eventos, ella podría enviarle una lista de objetivos a su manera. De lo contrario, trabaje con su cliente para establecer objetivos concretos para el evento. Haga estos objetivos lo más específicos posible. ¿Cuántos autos quiere que se mueva el personal de estacionamiento cada hora? ¿Cuántas preguntas espera encajar en una sesión de preguntas y respuestas? Use números siempre que sea posible.

2. Comience a planificar ahora.

Cuanto antes pueda confirmar los detalles de un evento, mejor. Comience a hacer llamadas con hasta un año de anticipación para que pueda cerrar su lugar y aprovechar las ofertas especiales de los vendedores anticipados. Si bien es importante hacer acuerdos flexibles en este período temprano (después de todo, no sabes cuántos participantes esperar), llegar temprano a los lugares y proveedores te ahorra tiempo, dinero y dolores de cabeza.

3. Negociar con los proveedores.

Cada evento es diferente. Los proveedores entienden esto, por lo que muchos ofrecen servicios personalizados con precios flexibles. En lugar de pedir una cotización a los proveedores, calcule cuánto está dispuesto a pagar y luego ofrezca al vendedor entre un 5-10% menos. De esta manera, incluso si el proveedor negocia, se mantendrá dentro del presupuesto y, en muchos casos, ahorrará dinero.

4. Movilice sus redes.

La gestión de eventos se mueve mediante redes. Manténgase en contacto directo con los lugares y proveedores con los que le encanta trabajar. Cuando los necesites, estarán ahí para ti. Mantenga a los antiguos colegas y voluntarios cerca también. Construya equipos efectivos de personal y voluntarios de manera rápida e indolora movilizando su extensa red social.

5. Haz al menos un ensayo.

Todos los eventos, desde actuaciones de alto nivel hasta ceremonias de premiación de la escuela secundaria, merecen un ensayo previo. Programe un ensayo, con personal, voluntarios y (si es posible) presentadores disponibles, una semana antes del evento.

Esto le deja suficiente tiempo para realizar cambios significativos en el programa del evento, pero le da al personal y a los voluntarios el tiempo suficiente para prepararse de antemano. Prueba toda la tecnología durante el ensayo.

6. Escucha a los participantes.

La clave para gestionar un gran evento es comprender la experiencia del participante. En el día del evento, concéntrese en los participantes tanto como lo permitan sus deberes.

7. Aprende de cada evento.

Tómese un tiempo para informar a su equipo después de cada evento. Discuta qué fue lo que salió bien y qué no con un grupo formado por personal crítico, todo el personal o el personal y los voluntarios. Estas sesiones informativas son una excelente manera de obtener impresiones y sugerencias de las personas mientras el evento aún está fresco en tu mente.

8. Deja que cada evento te cambie.

Pon en práctica lo que has aprendido haciendo cambios positivos después de cada evento. Revisa los comentarios que reciba de los participantes, el personal y los voluntarios para eliminar las ineficiencias en su estilo de gestión de eventos.

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