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5 pasos imprescindibles para diseñar un plan de comunicación

Lorena Herrero Hernandez Comunicación Decidida
20 Jan 2018 BLOG_NUM_COMMENTS

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Hacer un plan de comunicación y relaciones públicas lleva su tiempo, necesitas analizar bien quién eres, qué quieres conseguir y cómo lo vas a lograr. No se trata de pensar un par de ideas, las primeras que se vienen a la cabeza y desarrollarlas. Si quieres que la estrategia de comunicación funcione, todas las acciones que planifiques tienen que responder a los objetivos marcados, que a la vez, tienen que cubrir las necesidades de tu negocio o proyecto.

Te será más fácil tener éxito con tu plan de comunicación si sigues los siguientes pasos:

1-Analiza tu empresa

Primero de todo, tienes que analizar tu proyecto en el momento actual en el que quieres desarrollar la estrategia de comunicación. Y cuando hablo de analizar, quiero decir a conciencia.

Tienes  que tener claro quién eres, qué ofreces y cuál es tu valor diferencial, el motivo por el cual la gente te tiene que comprar o contratar a ti. Qué beneficios concretos ofreces a tus clientes.

Además tienes que definir a tu cliente ideal y no vale mis servicios sirven para todo el mundo. Noooo!!! ¡Concreta, por favor! Haz una descripción detallada del perfil de tu comprador ideal: sexo, edad, dónde vive, profesión, estado civil, familia, capacidad económica, aficiones, qué compra, … Tienes que hacer el mejor retrato robot de la mejor peli policiaca.  

Por descontado, no te puedes olvidar de analizar a tu competencia. Y por último, es muy importante que aproveches para analizar todo lo que haces en tu negocio que puede ser útil como contenido informativo, como material susceptible de ser difundido en tu futura campaña de comunicación.

2-Fija objetivos

Si estás pensando en diseñar un plan de comunicación empresarial quiere decir que pretendes conseguir algo. Pues esos son tus objetivos. Pero tienes que definirlos bien, nada de términos genéricos. No sirve quiero aumentar las ventas, este objetivo lo quiere todo el mundo. Sé más preciso, quiero aumentar un 10% las ventas en los próximos 6 meses.  Al concretar, tendrás más claro el camino a seguir y luego, además, podrás medir los resultados.

Fijar los objetivos es fijar la ruta que vas a seguir, ayuda a clarificar los pasos que tienes que dar. Así que piensa que quieres conseguir. ¿Atraer nuevos clientes? ¿Aumentar la visibilidad de tu proyecto? ¿Dar a conocer un nuevo servicio o producto? ¿Conseguir reputación? ¿Ser un referente en tu sector?...

3-Determina los públicos

Este es uno de los puntos que me gusta más, ya que es clave en la estrategia comunicativa. Según la Sociedad de Relaciones Públicas de América (PRSA), “las relaciones públicas consisten en el proceso  estratégico de comunicación que construye relaciones mutuamente beneficiosas entre las organizaciones y sus públicos.”

Es decir, a la hora de dirigir tu comunicación no sólo debes pensar en el cliente final sino en todos los agentes o intermediarios que pueden hablar bien de ti y por lo tanto,  difundir tu mensaje. Los públicos son los preescriptores, las personas que nos recomiendan, lo que hoy en día se conoce como influencer pero en un concepto más amplio que no se ciñe solo a famosos o personas con muchos seguidores en redes sociales.

Estamos hablando, por ejemplo, de los periodistas. Si ellos publican una noticia positiva sobre tu negocio, estarán haciendo difusión del mensaje de tu marca. También tenemos que tener en cuenta a los proveedores, a los propios trabajadores, a los distribuidores….

Dependiendo del negocio o si eres un profesional autónomo, tus públicos serán unos u otros y en el diseño del plan de comunicación tienes que decidir si vas a tenerlos en cuenta a todos y planificar acciones con ellos o sólo te vas a centrar en unos cuantos, dependiendo de los objetivos que te hayas marcado. ¿Ves como todo está relacionado y un paso lleva al otro?

4-Estrategia

Continuamos y, llega la parte más creativa y por eso, muchas veces se cae en el error de empezar por aquí. Pero si has seguido los pasos del plan de comunicación explicados hasta el momento, te darás cuenta que ahora es mucho más fácil pensar las acciones que vas a desarrollar porque tienes claro que quieres lograr con ellas y a quien las vas a dirigir…

Por lo tanto ya puedes diseñar tu estrategia de comunicación. Empieza por asignar como mínimo una acción para cada objetivo y público marcado. Una vez tengas las acciones, prográmalas en el tiempo y planifica todas las tareas que tendrás que realizar para llevarlas a cabo. Et voilà! Ya tienes dibujado tu plan de comunicación.

Bueno, puede que no sea tan fácil, y te asalten algunas dudas sobre qué acciones impulsar, cuáles son las mejores para lograr tus metas… Es normal. Por eso, en el blog iré explicando estrategias que a mí me han funcionado, casos prácticos que conozco y ofreciendo más consejos sobre comunicación para que poco a poco le cojas el truquillo a las relaciones públicas.

5-Valora resultados    

Esta parte suele ser la que menos nos gusta, y por lo tanto, la que olvidamos. Pero es muy importante porque si valoras los resultados puedes ver que acciones han funcionado y cuáles no, cosa que te permitirá ir modificando y corrigiendo el plan de comunicación a medida que avanza.

¡Ojo! hay que tener claro que hay acciones que dan resultados a largo plazo y no puedes descartarlas porque al cabo de dos días de ponerlas en marcha aún no han dado sus frutos. La comunicación es como cocinar los platos tradicionales de la abuela, hace falta paciencia, fuego lento y mucho chup chup…

Evaluar tus acciones también te permitirá detectar qué acciones puedes repetir en una futura estrategia de comunicación porque han tenido éxito,  y descartar o mejorar las que han fallado.  

Así que toca fijar indicadores tanto cualitativos como cuantitativos y analizar los resultados. Por ejemplo, si has empezado un blog,  analizar cuanta gente se ha suscrito, las visitas recibidas, las aperturas de la newsletter, de manera que veas que acogida ha tenido tu artículo. Pero también debes estudiar los posts que tienen más lectores, que te servirá para adaptar tu calendario editorial al gusto de los seguidores del blog y captar nuevos suscriptores.  

Bonus track: plan de crisis de comunicación

Aunque no es imprescindible para diseñar un plan de Relaciones Públicas, sí que es aconsejable detectar aquellos elementos que pueden acabar en una crisis de comunicación que perjudique tu imagen de marca. El hecho de contar con unas pautas marcadas te permitirá actuar rápidamente y reducir sus efectos negativos.

Diseñar un plan de crisis consiste en ponerse en lo peor, pensar todas las situaciones perjudiciales para la empresa que se pueden dar y decidir cómo se va actuar en cada caso: acciones que se van a desarrollar, personas que van a formar parte del gabinete de crisis y van a tener un papel importante en su resolución, el papel de cada persona, quién hará de portavoz….

Siguiendo estos pasos pondrás orden a tu plan de comunicación y además conseguirás que sea más efectivo.

PD: Si te ha gustado el artículo y crees que puede ser útil a algún conocido, compártelo en redes sociales !!!

PD: Y mañana te espero en instagram stories donde te pondré ejemplos de cada fase, búscame como @lorena_herrero

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