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La importancia de saber gestionar bien nuestro tiempo

Laura García García Coaching con Laura
16 Oct 2018 BLOG_NUM_COMMENTS

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¿Cómo gestionar el tiempo? Esa es la eterna pregunta que nos hacemos cuando nos vemos inmersos en la vorágine de acciones que tenemos que llevar a cabo en nuestro día a día. Y, a todos, nos encantaría disponer de una varita mágica que nos permitiese aumentar las horas de las que disponemos.

Nos agobiamos pensando en la cantidad de cosas que haríamos si tuviésemos más tiempo a nuestro alcance. Sin embargo… ¿Son todas esas cosas realmente importantes para ti? ¿O son como un “pequeño saboteador” que te roba la energía y te hace caer en el victimismo por falta de él?

El tiempo tiene la importancia que tú le quieras dar 

Como sabes, todos disponemos de 24 horas cada día. Ni una más ni una menos. Y, la forma de cómo gestionar el tiempo, depende solo de ti. Te animo a tomar el control de tu agenda y pregúntate:

¿Quién controla mi tiempo?

¿Qué es lo más importante para mí en esta etapa de mi vida?

¿En qué pongo más energía y tiempo?

¿Qué es lo que realmente me hace feliz?

Es esencial que tengas claras tus prioridades en cada momento de tu vida. Y, a partir de ahí, comenzar la jornada con un plan en mente. En función de tu momento vital, es importante que  la mayor parte de tu tiempo se destine a eso que has colocado en el top de tus prioridades.

Por supuesto, tus prioridades serán diferentes  si vas a  emprender un negocio, si acabas de incorporarte a un equipo de trabajo, si te acabas de quedar en paro o eres madre de un adolescente.

La mayoría de nosotros, tenemos mil frentes abiertos. Por eso, nos cuesta mantener nuestro foco y concentración.

¿Cuál es la solución?

Tan fácil como priorizar por orden de importancia. A veces nos pasamos el día apagando fuegos creyendo que todo es urgente y nos olvidamos de seguir un orden de prioridades.

Cómo te afectan los “ladrones del tiempo” 

Una vez que has identificado aquello que es más importante para ti, es bueno que detectes qué aspectos están disminuyendo tu productividad. Conocerlos te ayudará a gestionarlos y a evitar que los minutos se escapen de tu mano sin que puedas impedirlo.

Son los llamados “ladrones del tiempo” y los más comunes suelen ser:

1. Emails. Desde que podemos recibir correos a través de los teléfonos móviles, recibimos un constante goteo de comunicaciones que nos sacan, de forma periódica, de la tarea que estamos realizando. Esto hace que perdamos la concentración. Y, con ella, el tiempo destinado a realizar una tarea.

Te propongo un truco. Establece dos o tres momentos al día para mirar tu correo. Resuelve aquello que tengas que resolver y pasa a otra cosa.

2. El móvil. Este aparato, querido y odiado en igual medida, es una auténtica fuente de estrés y un motivo continuo de preocupación para padres de hijos adolescentes.

Por cierto, ¿cuántas horas dedicas al día a mirar tu móvil? Hay estudios en los que se estima que utilizamos nuestro teléfono unas cinco horas al día por término medio. Ante este dato, plantéate si es necesario dedicarle tanto tiempo a tu teléfono y a las redes sociales.

3. Otras personas. Todos tenemos un compañero de trabajo, amigo, cliente o familiar que nos reclama excesiva atención, y hace que le tengamos que dedicar mucho tiempo. Obviamente, no siempre será posible evitar su compañía y tampoco debe ser esa la solución. Es cuestión de poner en práctica la asertividad, aprender a decir NO y poner límites. Si te cuesta hacerlo, no te preocupes. Con ayuda especializada puedes trabajar esas áreas y mejorar significativamente tu comunicación con los demás.

4. Tú mismo.  Si, por raro que pueda sonar, tú puedes ser tu propio ladrón de tiempo. Y, a la vez, puedes estar robando el tiempo de los demás. ¿Cómo?, a través de la procrastinación (acción o hábito de retrasar actividades o situaciones que deben atenderse, sustituyéndolas por otras situaciones más irrelevantes o agradables). Y la preocupación (pensar constantemente en todo lo que tenemos que hacer, en el futuro, en lo que pasará, sin tener conciencia de que estás perdiendo el presente). Como psicóloga y coach, sugiero menos pre-ocupación y más ocupación.

Aunque suene extraño, “procrastinamos“cuando tenemos una tarea que es importante, pero no nos apetece realizarla. Entonces, se nos ocurren mil actividades para realizar en lugar de la que no queremos. Desde ponernos a archivar los papeles pendientes, colocar por colores los calcetines o probar que todos los bolígrafos del escritorio pintan. De esta forma, esa tarea que es importante no se hace y con el tiempo pasa a ser urgente. Es aquí cuando nos convertimos en bomberos apaga fuegos.

Entonces… ¿Cómo gestionar el tiempo?  

Como ya habrás adivinado, presupuestar y administrar bien tu tiempo es un hábito que te va a permitir realizar todas las tareas que tienes programadas. Es habitual que queramos incluir demasiadas actividades en un solo día. Sin previsión y en un tiempo que no es real para realizar esas actividades. Por esa razón, al final del día acabas por no cumplir tus objetivos. Quedándote con las actividades a medias y con una terrible sensación de frustración.

  • Planifica

Quien no planifica su trabajo, está organizando su fracaso. Esta es una realidad. Y, también, la principal causa por la que las personas no damos a basto en nuestro día a día. La jornada tiene 24 horas para todos. Lo que marca la diferencia, es una buena planificación, tanto de los temas laborales como de los personales.No dudes que el tiempo que empleamos en una buena planificación es una inversión que recogeremos con creces. Y, además, una inversión “segura”. Recuerda que el primer elemento para una buena planificación es tu agenda.

  • Agenda

Tener anotadas las cosas en la agenda te libera del estrés de estar pensando en todo aquello que tienes pendiente de hacer.Ya lo has planificado, por lo que perderás menos tiempo. Así, cuando realices una actividad no estarás distraído con todo aquello que tienes que tener en mente. Y que no te deja realizarla con la efectividad y rapidez necesarias.

  • Aprende a priorizar

Obviamente, no todo es importante ni urgente. Es posible que tengas muchas cosas importantes que hacer. Pero, seguro que existe un grado de importancia en cada una de ellas. Y, en muchas ocasiones, tendrás que elegir por dónde quieres empezar.Elegir no significa renunciar a poder hacer algunas de las cosas que son importantes. ¡Ni mucho menos! Es establecer un orden de importancia y seguirlo.

  • Delega

Comienza a delegar todo lo que puedas. Siempre, en tus colaboradores, tus empleados, tu familia. En definitiva, tu entorno de confianza. Porque hay muchas cosas que pueden hacer otros por ti. Incluso, puede haber algún tipo de intercambio que optimice el trabajo a realizar. Te sugiero aprender a delegar todo lo que puedas. De este modo, evitarás hacer tú aquello que te quite tiempo para lo que de verdad es importante.

Entiendo que este paso puede generar cierta incertidumbre. Incluso, tal vez estés pensando, tras leer esto que, si delegas, las cosas no saldrán bien. ¡Al contrario! Eso es exceso de control, y lo trataremos en otro largo e interesante post.

Ahora, tómate unos minutos. Y, teniendo en cuenta todo lo que has leído, elige una sola acción para la que te gustaría tener más tiempo. A continuación, desarrolla un plan de acción realista para llevarlo a cabo. Y, lo más importante… comprométete contigo para realizarlo.

Te animo a que compartas conmigo el resultado. Verás que si sigues los pasos indicados y eres constante, el éxito es tuyo. Y, si has tenido algún problema, no dudes en contactar conmigo. Juntos, buscaremos una solución personalizada a tu caso.

Laura

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